Aufgabenliste
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Zeitmanagement [-ˈmænɪdʒmənt] beschäftigt sich mit den Problemen, die eine hohe Anzahl von Aufgaben, Terminen etc. mit sich bringen, wenn die zur Verfügung stehende Zeit begrenzt ist. Unter Zeitmanagement versteht man eine Reihe von Strategien und Techniken. Der Begriff Zeitmanagement ist eigentlich eine irreführende Bezeichnung, da die Zeit ganz unabhängig davon vergeht, was wir in dieser Zeit tun. Das einzige, was man managen kann, ist sich selbst. Daher beschäftigt sich Zeitmanagement vorwiegend mit Selbstmanagement. Die Techniken lassen sich grob in die fünf Bereiche „Ziele“, „Übersicht“, „Prioritäten“, „Plan“ und „Motivation“ einteilen, wobei die meisten Themen mehreren Bereichen zuzuordnen sind.

Inhaltsverzeichnis

Ziele setzen

Es ist wichtig, bei allem, was man tut, das Ziel vor Augen zu haben. Dies gilt für private und berufliche Ziele gleichermaßen. Erfolgreiches Zeitmanagement erfordert eine Definition klarer Ziele. Des Weiteren ist es sinnvoll, sich

  • kurzfristige Ziele
  • mittelfristige Ziele
  • langfristige Ziele und
  • realisierbare Ziele

zu stecken.

Übersicht verschaffen

Um seine Ziele zu erreichen, sollte man sich einen Überblick über die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten, Mittel und Wege verschaffen. Dazu gehört die Analyse des eigenen Verhaltens, um Zeitverschwendung festzustellen. Des Weiteren die Techniken:

Ziel-Mittel-Analyse

Die Ziel-Mittel-Analyse hilft bei Fragestellungen: Welche Mittel und Fähigkeiten stehen zur Verfügung? Welches sind die Vor- und Nachteile der verschiedenen möglichen Wege?

Mindmap

Mindmap ist eine Methode, die einen strukturierten, grafischen Überblick über die Beziehungen zwischen unterschiedlichen Begriffen aufzeigt.

Prioritäten setzen

Eine zentrale Technik besteht im Analysieren und Definieren von Prioritäten. Folgende Techniken können dafür verwendet werden:

ABC-Analyse

Mittels der ABC-Analyse werden alle Aufgaben in die Kategorien

  • A sehr wichtig, hohe Priorität
  • B mittlere Priorität
  • C geringe Priorität

einsortiert.

Mission Statement

"Mission Statement" ist eine Methode, in der man seine eigenen Wünsche, Wertvorstellungen, Ziele und Ideale auf einen Nenner bringt, indem man dies auf einem ein- bis maximal zweiseitigem Dokument festhält.

Laut Stephen R. Covey (Autor: "7 Wege zur Effektivität") kann dies optimal durch eine höchst effektive, wenn auch etwas makaber scheinende Technik gemacht werden, welche wie folgt funktioniert:

Stellen Sie sich vor, Sie sind 10 Jahre in der Zukunft und gehen zu einer Beerdigung. Freunde und Bekannte sind anwesend. Sie stellen fest, dass Sie selbst im Sarg sind. Nun ist die Frage, was genau möchten Sie in Ihrer Grabrede hören? Worum soll es in Ihrem Leben wirklich gehen?

Schreiben Sie dies auf ein Blatt Papier, und machen Sie sich Ihre Prinzipien und Wertvorstellungen bewusst. Es ist wichtig, keine zu kurzfristigen Ziele im Mission Statement zu erwähnen, sondern sich hier wirklich nur an längerfristigen Dingen, wie ethische Prinzipien, größere finanzielle Anschaffungen, größere familiäre Ziele und Ähnliches zu erfassen. Es wird empfohlen, dieses Mission Statement täglich durchzulesen um möglichst effektives Zeitmanagement auf längere Frist zu gewährleisten. Diese Methode wird seit vielen Jahren auch für Unternehmen und Organisationen benutzt, kann aber genauso auf Privatpersonen übertragen werden.

Laut Christian Richter (Autor: „Der authentische Manager“ – so finden Sie Ihr Persönliches Mission Statement®) ist das Mission Statement in einem prägnanten Satz zu konzentrieren – dem Persönlichen Leitsatz. Aus diesem wird das umfassendere Dokument abgeleitet, das Persönliche Leitbild, das ein bis maximal zwei Seiten umfasst. Anders als Stephen R. Covey ist Christian Richter der Meinung, dass es nur ein Mission Statement geben sollte, unter das alle Lebensumstände einordenbar sind.

Hier verdeutlicht sich der Unterschied zwischen dem eher idealistisch geprägten Weltbild (Immanuel Kant) des Europäers Richter zum pragmatischen Ansatz (Fall zu Fall bezogen; siehe auch case law) des US-Amerikaners Covey.

Pareto-Prinzip

Es wurde nach Vilfredo Frederico Pareto benannt.

Grundsatz: In 20 % der zur Verfügung stehenden Zeit können 80 % der Aufgaben erledigt werden. Die restlichen 20 % der Aufgaben benötigen 80 % der zur Verfügung stehenden Zeit (siehe Pareto-Verteilung). Anhand dieses Grundsatzes sollen Aufgaben überdacht und priorisiert werden. Anstatt sich mit Aufgaben aufzuhalten, die keinen angemessenen Mehrwert schaffen, sollte der eigene Perfektionismus (Nebensächlichkeiten, "Erbsenzählerei") gezügelt werden. Statt also 100 % der Aufgaben erfüllen zu wollen, sollte daher eine zielorientierte Ausrichtung auf die Erfüllung weiterer "80 %-Aufgaben" erfolgen, welche mit nur 20 % des Zeit- und Energieaufwandes erreicht werden können.

Beispiele: 80 % aller Besprechungsergebnisse werden in 20 % der Besprechungszeit erzielt. 20 % der Kunden bringen 80 % des Absatzes. 80 % einer Software sind in 20 % der Zeit geschrieben. Die Feinheiten (Bugfix, etc.) benötigen 80 % der Gesamtzeit. Eine verfeinerte Abstufung ähnlich dem Pareto-Prinzips verfolgt die ABC-Analyse.

Eisenhower-Prinzip

Dieses Prinzip wurde von US-Präsident und Alliierten-General Dwight D. Eisenhower praktiziert und gelehrt.

Alle Aufgaben werden anhand der Kriterien wichtig/unwichtig und dringend/nicht dringend in vier Quadranten verteilt. Alle Aufgaben im Quadrant unwichtig/nicht dringend werden nicht erledigt.

Die Einteilung erfolgt wie folgt (im englischen Sprachraum sind die Quadranten anders benannt):

  • Die Y-Achse beschreibt die Wichtigkeit einer Aufgabe. Wenn eine Aufgabe oben angesiedelt ist, so ist sie wichtig. Ist sie unten angesiedelt ist sie unwichtig.
  • Die X-Achse beschreibt die Dringlichkeit einer Aufgabe. Ist eine Aufgabe rechts angesiedelt, so ist die Aufgabe dringend. Ist die Aufgabe links angesiedelt, so ist sie nicht dringend.

Es ergeben sich vier Kombinationsmöglichkeiten der Faktoren Wichtigkeit und Dringlichkeit, deren Aufgaben jeweils eine bestimmte Art und Weise der Bearbeitung zugeordnet wird:

Dringlichkeit
nicht dringend dringend
Wichtigkeit wichtig Aufgabe exakt terminieren und persönlich erledigen sofort selbst erledigen
nicht wichtig nicht bearbeiten → Papierkorb an kompetente Mitarbeiter delegieren

Das Eisenhower-Prinzip kann in der Dienstleistung bei knappen Ressourcen als Fortentwicklung von Triage effektiv eingesetzt werden.

Das Eisenhower-Prinzip wird heutzutage gelegentlich kritisch betrachtet, da ein gutes Zeitmanagement gerade dringende Aufgaben verhindern soll. Die Priorisierung/Einteilung der Aufgaben wird demzufolge vorwiegend nach dem Kriterium „Wichtigkeit“ vorgenommen. Grundlage der Kritik ist u. a. die Erkenntnis, dass wichtige Aufgaben selten dringend und dringende Aufgaben selten wichtig sind. Allerdings handelt es sich hier um eine Methode eines militärischen Oberbefehlshabers, und im Krieg können Aktivitäten des Gegners sehr wohl unvorhersehbare und „äußerst dringende und wichtige“ Folgen haben.

Salami-Taktik

Große, unübersichtliche Aufgaben werden nach dem Teile-und-herrsche-Prinzip in kleinere, überschaubare Schritte zerteilt.

Getting Things Done

Die Methode Getting Things Done basiert auf dem Prinzip, dass eine Person ihre anstehenden Tätigkeiten notiert und somit den Kopf frei hat für Wichtigeres. Wie löst man eine gewaltig große Aufgabe?

  • Jede Reise fängt mit dem ersten Schritt an (Konfuzius).
  • How to eat an elephant? Bite by bite.

Reduziere Projekte auf den nächsten elementaren Teilschritt und strukturiere Schritte nach Zeitpunkt und Ausführungsort.

Delegieren

Aufgaben, die nicht direkt in den eigenen Aufgabenbereich fallen oder von jemand anderem effizienter erledigt werden können, sollten nach Möglichkeit nicht selbst erledigt werden: man delegiert die Aufgabe. Dadurch werden Zeitdruck und Stress abgebaut. Delegieren sollte als begleitender Prozess gesehen werden.

Planen

Durch richtiges Planen kann die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoller genutzt werden. Hierfür werden Werkzeuge wie zum Beispiel Terminplaner eingesetzt, sowohl klassisch aus Papier als auch elektronisch, wie z.  B. ein PDA. Techniken hierfür:

Schriftlich Planen

Durch schriftliches Planen kann man seine Vergesslichkeit in den Griff bekommen. Hier hilft eine To-Do-Liste oder eine Checkliste, in der die zu erledigenden Sachen eingetragen und nach Erledigung abgehakt werden.

Mehrere Zeithorizonte

Man sollte Tages-, Wochen-, Monats- und Jahrespläne erstellen und pflegen.

ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode (nach Lothar Seiwert) verwendet wenige Minuten pro Tag zur Erstellung eines schriftlichen Tagesplans. Die fünf Elemente sind:

  • A: Aufgaben aufschreiben. Aufgaben, Aktivitäten und Termine werden in einen Tagesplan eingetragen.
  • L: Länge einschätzen. Man schätzt die voraussichtlich benötigte Zeit für jede Aufgabe ein.
  • P: Pufferzeit. Man sollte maximal 60 % der täglichen Arbeitszeit verplanen. Der Rest bleibt für Unvorhergesehenes reserviert.
  • E: Entscheidungen. Durch Prioritätensetzen, Kürzen und Delegieren wird der Umfang der Arbeiten beschränkt.
  • N: Nachkontrolle. Am Ende des Tages erstellt man eine Statistik über geplante und tatsächlich erledigte Arbeiten. Unerledigtes wird auf den nächsten Tag übertragen.

Leistungskurve

Im Tagesplan sollte man unbedingt seine persönliche tägliche Leistungskurve berücksichtigen. Des Weiteren kann man im Tagesplan die Häufigkeit von Störungen im Verlauf des Tages berücksichtigen. Siehe auch Chronobiologie.

Goldene Stunde

Eine Stunde pro Tag, in der sämtliche Störungen ausgeschaltet sind. Kein Telefon, keine E-Mail, Bürotür verschlossen.

Ziel- und Zeitplanbuch

Eine Tagesplanung besteht aus Terminen und Aufgaben, die beispielsweise nach der ALPEN-Methode (siehe oben) geplant werden können. Die Wochen-, Monats- und Jahresplanung kann auch in einem Zeitplanbuch erledigt werden. Damit man dies mit einem Zeitplanbuch erledigen kann, enthält es die entsprechenden Vordrucke, also z. B. einen Terminkalender mit Aufgabenliste, eine Wochen, Monats- und Jahresübersicht bzw. die Ziele für diese Zeitabschnitte. Man geht bei der Planung dann von den Zielen aus, die man sich im Zeitplanbuch setzt und geht zu den zu erledigenden Aufgaben.

Wenn man beispielsweise eine Prüfung bestehen will, stellt "die Prüfung gut bestehen" ein Ziel in vielleicht zwei Monaten dar. Man unterteilt dazu den Weg dorthin in kleine Portionen. Die Kapitel eines Buches oder eine kleine Teilmenge von Vokabeln sind dann Portionen (Aufgaben). Eine Woche vor der Prüfung könnte man noch eine Wiederholung des Stoffs einplanen.

Ein Zeitplanbuch existiert in Papier- oder elektronischer Form.

Bei Zeitplanbüchern aus Papier haben sich zwei Formate durchgesetzt:

  1. Das DIN A5-Format, das sich für alle eignet, die insbesondere zahlreiche Termine und Aktivitäten pro Tag planen müssen. Wer viel mitschreibt oder schriftlich plant, findet im Format A5 genug Raum für seine Ideen.
  2. Beim kleineren Format, das auch als Westentaschenformat bezeichnet wird, gibt es zwischen den Herstellern von Zeitplanbüchern große Abweichungen in Papierformat und Lochung. Dieses Format eignet sich für alle, die ihren Planer in der Jackentasche mit sich führen wollen. Ein solches Buch ist eher für Planer geeignet, die einen Wochenkalender pflegen.

Daneben existieren Loseblatt-Lösungen wie Hipster PDA und DIN A6 Informationssystem (DAISY).

Bündelung

Gleichartige Arbeiten werden zusammengefasst.

4 Entlastungsfragen

Auch die 4 Entlastungsfragen helfen, die eigene Zeit effektiver einzuteilen. Sie eignen sich vor allem dort, wo sich Routine eingeschlichen hat. Mit Hilfe der 4 Fragen:

  • "Warum gerade ich?"
  • "Warum gerade jetzt?
  • "Warum so?"
  • "Warum überhaupt?"

können Sie sich entlasten. Sie verhindern, dass Sie eine Aufgabe "automatisch" ausführen.

Wenn Sie an lhre Aufgaben mit der Frage "Warum gerade ich?" herangehen, erkennen Sie, ob Sie delegieren können. Mit der Frage "Warum gerade jetzt?" entscheiden Sie, welche Aufgaben Sie auf Termin legen sollten. Durch die Frage "Warum so?" beginnen Sie, lhre Arbeit zu rationalisieren und "schlanke" Lösungen zu suchen. Und mit der Frage "Warum überhaupt?" erkennen Sie, welche Teilaufgaben Sie weglassen oder ganz eliminieren können.

Wenn Sie in Zukunft mit den Entlastungsfragen arbeiten, werden Sie merken, dass Ihnen plötzlich viel mehr Zeit für die wirklich wesentlichen Dinge zur Verfügung steht!

Motivation

Zu diesem Bereich gehören:

Positive Einstellung

Wird im englischen als Positive Mental Attitude (PMA) bezeichnet und meint zum einen die Einstellung zur Arbeit und zum anderen die Einstellung zu den Mitarbeitern und Kollegen.

Es ist gemeinhin bekannt, dass eine positive Atmosphäre die Produktivität steigert.

So sollte auch an die Aufgaben stets mit guten Gedanken und einer freundlichen Miene herangegangen werden, denn sowohl schlechte als auch gute Laune breitet sich aus. Wobei schlechte Laune die Effizienz mindert.

Erfolgskontrolle

Eine tägliche Erfolgskontrolle des eigenen Tagesplans kann sehr motivierend wirken.

Erfolgserlebnis

Genießen des eigenen Erfolgs.

Methoden zur Überbrückung von Motivationslöchern

  • 15-Minuten-Trick für schwere Tage: Den Wecker auf 15 Minuten stellen. Nach Ablauf der 15 Minuten darf eine Pause von höchstens 5 Minuten eingelegt werden.
  • 3-2-1-Countdown: Einfaches Herunterzählen von 3 - 2 - 1 bündelt die Gedanken. Diese Konzentrationsübung hilft, die Trägheit zu überwinden.
  • Atemtrick: So lange einatmen, wie man möchte und beim Ausatmen mit der Arbeit beginnen.

Kritische Sicht des Zeitmanagements

Eine kritische Sicht auf die Versuche, Zeitmanagement-Angebote zu vermarkten, wird in der Zeitschrift bild der wissenschaft vorgestellt und mit Blick auf Gehirnphysiologie- und Stress-Forschung begründet. Zitiert wird darin aus einem Buch von Stefan Klein[1] u. a. der Satz „Wir sind nicht gestresst, weil wir keine Zeit haben, sondern wir haben keine Zeit, weil wir gestresst sind.“ Dieser Satz bezieht sich wiederum auf eine weitere Aussage in dem Buch, wonach Stresshormone jenen Teil des Kortex, der für die Zeitwahrnehmung verantwortlich ist, in seiner Funktion einschränken.

Der Wirtschaftspädagoge Karl-Heinz Geißler von der Bundeswehr-Universität in München führt aus: „Zeit-Management ist ein Handel mit Hoffnungen“ (Wie Zeitsparen Zeit raubt. In: bild der wissenschaft, 1/2008, S. 62–63). Ein Handel mit den Hoffnungen, mittels Zeitmanagement-Werkzeugen und „How-To-Ratschlägen“ dem belastenden Druck des Arbeits- und Alltagslebens zu entkommen. Den Hoffnungen, ein Zeitmanagement Experte oder ein Ratgeber in schriftlicher Form löse mittels einfacher Rezepte jene unangenehmen Probleme, die für all die Hektik, den Stress und den Zeitdruck verantwortlich sind. Diese Hoffnung ist nachvollziehbar, aber niemals einzulösen.

Prof. Dr. Karl-Heinz Geißler führt an, dass das herkömmliche Zeitmanagement sich an der Logik der Uhrzeit ausrichtet und dem Prinzip der Beschleunigung folgt. Durch Priorisierung, Planung und ähnliche Methoden soll die Aufgabenerledigung beschleunigt werden. Diese Beschleunigung ist es aber gerade, die die Zeitprobleme verursacht. Meist unbemerkt begeben wir uns dadurch in einen Teufelskreis des Zeitsparens – in die so genannte "Zeitsparfalle".

Wir „sparen“ mittels der genannten Methoden eine gewisse Zeit, weil wir die Aufgaben effizienter erledigen. Wir haben also in der Logik des klassischen Zeitmanagements Zeit „gewonnen“. Die entscheidende Frage aber ist: „Was passiert mit dieser gewonnenen Zeit?“ In der Regel wird sie sogleich und meist unmerklich mit neuen, weiteren Aufgaben gefüllt. Besonders in sozialen Zusammenhängen und in Organisationen wird frei verfügbare Zeit als Ressource sofort gefüllt. Die Abwärtsspirale setzt sich fort.

Wir versuchen immer mehr Zeit zu sparen, indem wir neue Effizienzmethoden anwenden. Wir werden diese gesparte Zeit aber nirgends finden. Im Gegenteil: die Menge an Aufgaben und Belastungen nimmt zu und damit auch der Zeitdruck. Wir verstärken durch die Methoden, die als Lösungen angepriesen werden, die Probleme noch. Eine paradoxe, aber reale Tatsache.

Literatur

  • David Allen: Wie ich die Dinge geregelt kriege. (Getting Things Done). ISBN 3-492-24060-7
  • Stephen R. Covey : 7 Wege zur Effektivität. ISBN 3-453-18091-7
  • Karlheinz A. Geißler: "Zeit verweile doch - Lebensformen gegen die Hast." ISBN 3-451-05959-2
  • Karlheinz A. Geißler: "Wart' mal schnell: Wie wir der Zeit ein Schnippchen schlagen." ISBN 3-451-05696-8
  • Manfred Helfrecht, Werner Bayer, Christoph Beck: Zukunft gestalten. Ziele erreichen. ISBN 3-920400-68-2
  • Katie Jones: Zeit professionell managen. ISBN 3-478-86006-7
  • Stefan Klein: Zeit. Der Stoff aus dem das Leben ist. S. Fischer, Frankfurt 2006, ISBN 3-10-039610-3
  • René Knizia: Die Zeit läuft: dem Zeitmanagement auf der Spur. Verlag Dr. H. H. Driesen GmbH, Taunusstein 2005. Zugl.: Jena, Universität, Magisterarbeit, 2004. ISBN 3-936328-33-1
  • Jörg W. Knoblauch, Johannes Hüger, Marcus Mockler: Ein Meer an Zeit. Die neue Generation des Zeitmanagements. ISBN 3-593-37792-6
  • Jörg Knoblauch, Holger Wöltje: Zeitmanagement.[2] ISBN 3-448-05662-6
  • Martin Krengel: Der Studi-Survival-Guide - Studienorganisation, Zeitmanagement, Selbstverwirklichung. uni-edition 2006, ISBN 3-937151-56-7
  • Werner Tiki Küstenmacher, Lothar J. Seiwert: simplify your life. Einfacher und gücklicher leben. ISBN 3-593-36818-8
  • Doris Märtin: Gut ist besser als perfekt. Die Kunst, sich das Leben leichter zu machen. Deutscher Taschenbuch Verlag, 2003
  • Gerd J. Merz: Selbstmanagement für Steuerberater. ISBN 3-482-51592-1
  • Dagmar Rohnstock: Zeit- und Selbstmanagement für Lehrende. ISBN 978-3-589-22454-8
  • Christian Peirick: Rationelle Lesetechniken - Schneller lesen - Mehr behalten. K.H. Bock Verlag, Honnef 2007 (2. Auflage), ISBN 978-3-87066-990-4. 
  • Eckhard Seidel: Zeitstreß - ade!. ISBN 3-920400-56-9
  • Lothar J. Seiwert: Das neue Einmaleins des Zeitmanagement. ISBN 3-7742-5670-5
  • Lothar J. Seiwert: Wenn du es eilig hast, gehe langsam. ISBN 3-593-37665-2
  • Lothar J. Seiwert: Das Bumerang-Prinzip: Mehr Zeit fürs Glück. ISBN 3-423-34130-0

Quellen

  1. Zitat in bild der wissenschaft aus Stefan Klein: Zeit. Der Stoff aus dem das Leben ist. S. Fischer, Frankfurt 2006, ISBN 3-10-039610-3
  2. km-management.ch - Zusammenfassung von Jörg Knoblauch, Holger Wöltje: Zeitmanagement als pdf-Datei

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