Auslöse
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Verpflegungsmehraufwand umfasst die zusätzlichen Kosten, auch „Spesen“ oder „Auslöse“ genannt, die eine Person deswegen zu tragen hat, weil sie sich aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung oder außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte aufhält und sich daher nicht so günstig wie zu Hause verpflegen kann. Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand werden allgemein Tagegeld genannt. Der beruflich bedingte Mehraufwand kann steuerrechtlich unter bestimmten Voraussetzungen als Werbungskosten oder Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Zu den Kosten der Übernachtung und anderer Aufwendungen anläßlich einer Dienstreise siehe Reisekosten.

Inhaltsverzeichnis

Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand

Nur wenn der Verpflegungsmehraufwand beruflich bzw. geschäftlich veranlasst ist, ist er auch steuerlich absetzbar. Weil dessen Ermittlung aufwändig wäre, gibt es Pauschalbeträge/Pauschbeträge.

Das deutsche Steuerrecht kennt für unterschiedlich lange Abwesenheitszeiten und für unterschiedliche Länder jeweils einen Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand bzw. einen Verpflegungspauschbetrag bzw. eine Verpflegungspauschale. Dieser Pauschbetrag ist zwingend anzusetzen. Selbst wenn die Kosten nachweisbar höher sind, dürfen nur die Pauschbeträge angesetzt werden.

Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Inland

Für eine Dienstreise im Inland können Verpflegungsmehraufwendungen bis zu folgenden Beträgen pro Kalendertag angesetzt werden:

  • 24 € bei einer Abwesenheit von 24 Stunden,
  • 12 € bei einer Abwesenheit von weniger als 24 Stunden, aber mindestens 14 Stunden,
  • 6 € bei einer Abwesenheit von weniger als 14 Stunden, aber mindestens 8 Stunden.

Maßgebend ist die Abwesenheitsdauer von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte. Führt jemand an einem Kalendertag mehrere Dienstreisen durch, können die Abwesenheitszeiten an diesem Kalendertag zusammengerechnet werden.

Im Falle einer Einsatzwechseltätigkeit hat der Arbeitnehmer keine regelmäßige Arbeitsstätte, so dass nur die Abwesenheitsdauer von der Wohnung maßgebend ist. Ein Einsatz von mehr als drei Monaten am selben Einsatzort gilt nicht mehr als Einsatzwechseltätigkeit für diesen Zeitraum. Wird eine Tätigkeit nach 16:00 Uhr begonnen und endet sie vor 08:00 Uhr des darauf folgenden Kalendertages ohne Übernachtung, ist die gesamte Abwesenheitsdauer dem Kalendertag zuzurechnen, der die überwiegende Abwesenheit beinhaltet.

Falls der Arbeitnehmer ohne gesonderten finanziellen Aufwand verpflegt wurde, also wenn er eine Mahlzeit kostenlos erhalten hat oder das Frühstück im Übernachtungspreis inbegriffen war, werden ihm die so erhaltenen Mahlzeiten von der Pauschale abgezogen. Der Betrag eines ganzen Kalendertages, also 24 €, verteilt sich hierbei zu 20 % (4,80 €) auf das Frühstück und zu je 40 % (9,60 €) auf Mittag- und Abendessen.[1]

Vorsteuer auf die Beträge des Verpflegungsmehraufwands darf nicht mehr angesetzt werden. Abweichend davon dürfen Unternehmer Vorsteuer bei Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen, wenn ein Beleg als Kleinbetragsrechnung oder auf den Unternehmer lautend vorhanden sind. Aufgrund dessen, dass der Beleg für den Arbeitnehmer erstellt wurde, können Arbeitnehmer (nicht umsatzsteuerberechtigt) oder Unternehmer für Arbeitnehmer (Rechnungsadresse ungültig) diese Regelung nicht anwenden.

Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Ausland

Für Dienstreisen im Ausland gelten vom Zielland abhängige höhere Pauschalen. Für nicht aufgeführte Länder sind die Beträge für Luxemburg anzusetzen.

Bei Dienstreisen vom Inland in das Ausland bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Steuerpflichtige vor 24:00 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat. Für eintägige Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgeblich. [2]

Ersatz durch den Arbeitgeber

Erhält ein Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand vom Arbeitgeber ersetzt, ist dieser Ersatz bis zur Höhe des steuerlich zulässigen Pauschbetrags steuerfrei. Der Arbeitgeber kann gemäß § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG höhere Erstattungen mit einer pauschalen Lohnsteuer von 25 % versteuern, soweit sie die steuerfreien Pauschalen nicht um mehr als 100 % übersteigen. Darüber hinausgehende Beträge gehören zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn.

Weblinks

Siehe auch

Quellen

  1. BRKG, §6, Abs. 2
  2. BMF 9.11.2004
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