Verwaltungskosten

Alle Kosten, die nicht in der Produktion oder der Leistungserbringung an Kunden (Externe) anfallen und die der Verwaltung des Unternehmens zuzuschreiben sind, nennt man Verwaltungskosten.

Da diese Kosten nicht einem Produkt oder einer Dienstleistung direkt zugeordnet werden können, sind sie hinsichtlich ihrer Gattung immer als Gemeinkosten zu werten und werden anteilig auf die Produkte umgelegt.

Definition

Verwaltungskosten sind die in monetären Einheiten gemessenen Aufwendungen für Verwaltungsleistungen. Neben den Herstellungskosten (Kosten der Produktion oder Dienstleistung) und den Vertriebskosten stellen die Verwaltungskosten den dritten Kostenblock eines Unternehmens oder einer Einrichtung dar. Eine eindeutige Abgrenzung, was Verwaltungskosten sind, existiert nicht. Regelmäßig werden Personal- und Sachkosten folgender Bereiche zu Verwaltungskosten hinzugezählt:

• Unternehmensführung – und steuerung
• Personalwesen
• Rechnungswesen
• Einkauf
• Informationstechnologie

Andere Aufstellungen für Verwaltungskosten detaillieren die Sachkosten stärker:

• Kosten des Verwaltungspersonals
• Aufsichtsratsgehälter
• Verbandsbeiträge
• Prüfungskosten
• Beleuchtung und Heizung
• Miete und Pacht
• Büroeinrichtung- und -bedarf
• Postgebühren
• Reisekosten (sofern keine Vertriebskosten)

Verwendung des Begriffes Verwaltungskosten

Verwendung findet der Begriff Verwaltungskosten in drei Zusammenhängen:

• als Begriff der Rechtswissenschaft
• als Begriff der Betriebswirtschaftslehre
• als Begriff der Verwaltungslehre.

Verwaltungskosten in der Rechtswissenschaft

Das Verwaltungskostengesetz (VwKostG) ist ein eigenständiges Gesetz, das sowohl für die Bundes- als auch die Landesebene existiert. Es enthält allgemeine Vorschriften über Gebühren, die Bundes- bzw. Landesbehörden oder solche Behörden erheben dürfen, die Bundes- bzw. Landesrecht ausführen. Das Bundesverwaltungskostengesetz stammt in seiner Urfassung vom 23. Juli 1970 und wurde zuletzt durch das Kostenrechtsmodernisierungsgesetz vom 5. Juni 2004 geändert. Die jeweiligen Gebührenhöhen werden durch Gebührenordnungen auf dieser Gesetzesbasis festgesetzt. Für die kommunale Ebene ist die Ermächtigung zur Erhebung von Gebühren für Verwaltungsleistungen an die jeweiligen Kommunalabgabengesetze der Länder gebunden.

Im Gegensatz zur Verwendung in der Betriebswirtschaftslehre werden als öffentliche Verwaltungsleistungen alle Leistungen von Verwaltungen (Amtshandlungen) verstanden und nicht nur die Leistungen, die als unterstützende Funktionen für die eigentliche Funktion (Produktion) notwendig sind. Im Verwaltungskostengesetz werden somit alle Leistungen der öffentlichen Verwaltung zur Erstattung vorgesehen, auch die eigentlichen Produkte in Form von Amtshandlungen. Somit zeigt sich eine uneinheitliche Anwendung des Begriffs Verwaltungskosten. Die Kalkulation der Kosten orientiert sich nicht an den Echtkosten. Stattdessen sind die Verwaltungskosten so zu bemessen, dass ein Ausgleich zwischen den Aspekten Gebührenhöhe, Bedeutung der Aufgabe und wirtschaftlichem Nutzen gewährleistet sein muss und zudem die Gebührensumme nicht die Gesamtkosten übersteigt (§ 3).

Verwaltungskosten in der Betriebswirtschaftslehre

In der Betriebswirtschaftslehre wird der Begriff der Verwaltungskosten im Zusammenhang mit der Gewinn- und Verlustrechnung eines Unternehmens verwendet. Das Handelsgesetzbuch (HGB) sieht für die Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung zwei Verfahren vor (§ 275): das Gesamtkostenverfahren und das Umsatzkostenverfahren. Bei letzterem sind unter dem Gliederungspunkt 5 die „allgemeinen Verwaltungskosten“ als eigenständige Kostenposition von den Umsatzerlösen abzuziehen. Bei Anwendung des Gesamtkostenverfahrens sind diese Kosten unter der Position „sonstige betriebliche Aufwendungen“ (Ziffer 8) zusammengefasst.

Eine genaue Definition dessen, was Verwaltungskosten sind, liefert das HGB nicht. In der Literatur finden sich Auflistungen, die zu Beginn des Artikels zitiert wurden. Das Fehlen einer solchen allgemeinverbindlichen Definition lässt sich damit begründen, dass für die unterschiedlichen Unternehmenszwecke keine einheitliche Definition existieren kann. Ein Definitionsansatz ist der unternehmensindividuelle Umgang mit der Verrechnung von Verwaltungsleistungen.

In der Kosten- und Leistungsrechnung können die Verwaltungskosten im Gegensatz zu Material- oder Produktionskosten nur auf Gemeinkostenstellen gebucht werden und müssen mittels Verrechnungsansätzen in der Zuschlagskalkulation auf Kostenträger entlastet werden. Dass auch diese Abgrenzung und Definition von Verwaltungskosten nicht eineindeutig ist, zeigt sich beispielsweise daran, dass nach § 255 besondere Verwaltungskosten bei den Herstellkosten aktivierungsfähig sind, sofern sie direkt in der oder für die Herstellung anfallen (Beispielsweise Material- und Werkzeugverwaltung, Lagerverwaltung). Gemäß IAS (IAS 2.13f. und IAS 16.15) müssen sogar bestimmte Kosten der Verwaltung, die direkt herstellungsbezogen sind, aktiviert werden.

Im Gegensatz zur Verwendung des Begriffs in der Rechtswissenschaft sind Verwaltungskosten in der Betriebswirtschaftslehre begrifflich von den Produktions- und Vertriebskosten abgegrenzt. Aufgrund der Definitionsproblematiken existiert jedoch keine allgemeinverbindliche Auflistung von Verwaltungskosten, da die Verwaltungstätigkeiten nicht eindeutig abgegrenzt werden können.

Besonderheiten bei Spendenorganisationen

Die Vorgänge um das deutsche UNICEF-Komitee Anfang 2008 erhöhten die öffentliche Aufmerksamkeit für die Verwaltungskosten von Spendenorganisationen. Hierzu veröffentlicht das Deutsche Zentralinstitut für soziale Fragen jährlich in seinem Spendenalmanach die Höhe der Verwaltungskosten an den Gesamtausgaben. Drei Kategorien sind definiert: 0-10 Prozent (niedrig, 47 Prozent aller gelisteten Organisationen); 10-20 Prozent (angemessen, 34 Prozent) und 20-35 Prozent (vertretbar, 19 Prozent). Die berücksichtigten Kosten umfassen zwei Gruppen: Die Ausgaben, die der Mittelbeschaffung und Selbstdarstellung dienen (Werbungskosten) sowie alle sonstigen Ausgaben, die der satzungsgemäßen Arbeit nicht unmittelbar dienen (Verwaltungskosten wie Personalverwaltung, Buchführung, Spendenverwaltung, Rechnungswesen, Kommunikation, Wirtschaftsprüfung, Rechtsberatung). Projektnebenkosten werden als Projektausgaben definiert.

Verwaltungskosten in der Verwaltungswissenschaft

In der Verwaltungswissenschaft zeigt sich eine dritte Interpretation des Verwaltungskostenbegriffs. Der Begriff wird – neben der bereits angesprochenen Verwendung im Gebührenrecht – im Bereich der Sozialversicherung verwendet. Dort dient er zur Unterscheidung zwischen Leistungsausgaben (Rente, Krankheit) und den Kosten der Verwaltung, die folgende Einzelpositionen umfassen:

• Personalkosten
• Sachkosten
• Werbungskosten
• Aufwendungen für die Selbstverwaltung
• Kosten für Rechtsverfolgung und Schiedsverfahren
• Beiträge für Vergütungen an Dritte für Verwaltungszwecke.

Dem Bundesministerium für Gesundheit zufolge betrugen die Verwaltungskosten der Gesetzlichen Krankenversicherung im Jahr 2005 5,6 Prozent der Gesamtkosten. Die Deutsche Rentenversicherung gibt für ihren Bereich einen Wert von 1,5 Prozent an. Fraglich ist, welche Maßstäbe zur Bezifferung von Verwaltungskosten anzulegen sind und insbesondere, inwieweit eine Vergleichbarkeit der prozentualen Angaben gegeben ist. In der Krankenversicherung fallen eine Vielzahl unterschiedlichster Geschäftsvorfälle während des gesamten "Versicherungsverlaufes" an, wohingegen sich dies in der Rentenversicherung regelmäßig auf das Ende des "Versicherungsverlaufes" beschränkt. In der Unfallversicherung lässt sich dies am Beispiel der Unfallrenten noch deutlicher darstellen: Die Kosten der Rentenfeststellung an sich unterscheiden sich nicht, jedoch ist die Rentenhöhe - an der die Verwaltungskosten u. a. anteilig gemessen werden - sehr unterschiedlich: Bei den gewerblichen Berufsgenossenschaften richtet sich die Rentenhöhe nach dem tatsächlichen Jahresarbeitsverdienst währenddessen sich beispielsweise die Rentenhöhe bei den landwirtschaftlichen Berufsgenossenschaften nach sehr geringen, pauschalierten Jahresarbeitsverdiensten berechnet.

Literatur

• Gonas, Jürgen: Grundzüge einer Verwaltungskostenrechnung. 2. Aufl. Baden-Baden: Nomos, 1992.
• Wöhe, Günter: Einführung in die Allgemeine Betriebswirtschaftslehre. 22. Aufl. München: Verlag Franz Vahlen, 2005.
• Krag, Joachim: Rechnungslegung. Handels- und Steuerrechtliche Grundlagen. München: Verlag Franz Vahlen, 1997.
• Bahmer, Bernhard und Siegwart, Hans: Die differenzierte Verrechnung der Verwaltungskosten und Vertriebskosten in der Industrie. Bern: Paul Haupt, 1991.
• Deutsches Zentralinstitut für soziale Fragen: DZI Spenden-Almanach 2007/8. Berlin: Eigenverlag DZI, 2007.