Beglaubigte Kopie
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Die Beglaubigung oder Legalisation ist die Bestätigung, dass die Unterschrift oder das Handzeichen (vgl. § 126 BGB) unter einer schriftlich abgefassten Erklärung (Urkunde) echt ist. Es wird damit bestätigt, dass die Urkunde von der Person stammt, die sie unterzeichnet hat. Im internationalen Rechtsverkehr nennt man eine solche Beglaubigung auch Legalisation.

Beglaubigung eines mehrseitigen Dokuments (Muster)

Inhaltsverzeichnis

Urkundspersonen

Die öffentliche Beglaubigung (§ 129 BGB) vollzieht ein Notar. Er vermerkt auf der Urkunde, welche Person die dortige Unterschrift oder das Handzeichen vollzogen oder anerkannt hat. Die öffentliche Beglaubigung kann durch eine notarielle Beurkundung der Erklärung ersetzt werden.

Seit 1. Juli 2005 sind ebenfalls die Urkundspersonen der Betreuungsbehörde für die Beglaubigungen von Unterschriften oder Handzeichen unter Vorsorgevollmachten und Betreuungsverfügungen zuständig (§ 6 BtBG).

Für Unterschriftsbeglaubigungen sind in einigen Bundesländern nach Landesrecht auch weitere Personen bestellt, z.B. die Ortsgerichtsvorsteher in Hessen (§ 13 OGG) und die Ratschreiber in Baden-Württemberg (§ 32 Abs. 4 LFGG) sowie Ortsbürgermeister und Gemeindeverwaltungen in Rheinland-Pfalz (§ 2 BeglG).

Von der öffentlichen Beglaubigung ist die amtliche (Unterschrifts-) Beglaubigung zu unterscheiden. Diese ist jeweils nur für die Vorlage bei einer Behörde gültig, die in dem Beglaubigungsvermerk genannt werden muss.

Beglaubigte Kopie

Unter dem Begriff Beglaubigung wird aber auch eine andere amtliche Bestätigung verstanden. Mit der Beglaubigung wird öffentlich bestätigt, dass eine Abschrift inhaltlich mit der Vorlage (Urschrift) identisch ist. Eine beglaubigte Kopie einer Kopie der Urschrift/des Originals ist nicht möglich. Ein verbreiteter Irrtum besteht darin, dass geglaubt wird, eine Beglaubigung bescheinige zugleich die Echtheit oder Gültigkeit der Vorlage.

Der Beglaubigungsvermerk enthält

  1. die Feststellung, dass die beglaubigte Abschrift/Kopie mit dem vorgelegten Schriftstück übereinstimmt,
  2. die genaue Bezeichnung des Schriftstückes, dessen Abschrift/Kopie beglaubigt wird (außer der Beglaubigungsvermerk wird auf der Kopie selbst angebracht),
  3. den Ort und den Tag der Beglaubigung, die Unterschrift des für die Beglaubigung zuständigen Bediensteten und das Dienstsiegel.

Zur Beglaubigung von Kopien sind folgende Personen berechtigt:

  1. Amtspersonen, die das Dokument ausgestellt haben bzw. bei denen es verwahrt wird
  2. Notare
  3. sonstige Urkundspersonen (z.B. Urkundsperson des Jugendamtes, vgl. § 59 SGB VIII)
  4. Gemeindesekretäre oder vom Bürgermeister beauftragte Beamte oder Angestellte
  5. Stellen staatlich anerkannter Kirchen[1]

Falls der Bürger einer öffentlichen Verwaltung oder einem Anbieter von öffentlichen Diensten eine beglaubigte Kopie eines Dokumentes vorlegen muss, kann jeder öffentlich Bedienstete, der dazu ermächtigt ist, die Dokumente entgegen zu nehmen, die Beglaubigung der Kopie vornehmen, sofern das Original vorgelegt wird.

Bei mehrseitigen Dokumenten genügt es, wenn nur eine Seite mit dem Beglaubigungsvermerk und der Unterschrift versehen ist, sofern alle Blätter aufgefächert (bzw. schuppenartig) übereinandergelegt, geheftet und so gesiegelt werden, dass auf jeder Seite ein Teil des Dienstsiegelabdrucks erscheint.

Die Rechtsgrundlage für die amtliche Beglaubigung von Unterschriften und Abschriften ist in den § 33 und § 34 des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) des Bundes bzw. in den Parallelbestimmungen der Bundesländer zu finden. Im Sozialrecht sind die Parallelbestimmungen die § 29, § 30 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB X).

Siehe auch: Beurkundung, Apostille

Ältere Formen der Beglaubigung

Frühere Zeiten kannten noch weitere Formen der Beglaubigung. Zu ihnen zählten neben der Unterschrift, dem Handzeichen und der Besiegelung das Notariatsinstrument, die Aufbewahrung des Schriftstücks an einem glaubwürdigen Ort, die Einkerbung in bestimmte Hölzer (zum Beispiel Birken) sowie feste formale Merkmale eines Schriftstücks, insbesondere einer Urkunde (Monogramm, Signumzeile, Rekognitionszeile, Bienenkorb, Rota, bestimmte Arten der Datierung, Zeugensigna u.a.). Mit der Beglaubigung waren bestimmte Riten verbunden, die sowohl den Rechts- als auch den Beglaubigungsakt erlebbar, wahrnehmbar und memorierbar machten (zum Beispiel das Abschreiten von Grund und Boden, der Halmwurf, das Einnähen von Tinte und Feder in einen Sack, das Niederlegen einer Urkunde auf den Altar, das laute Sprechen einer Gebetsformel), sich aber im Laufe der Zeit ebenso wandelten wie die jeweils bevorzugten Beglaubigungsmittel. Einen besonderen Stellenwert besaß die Verbindung der wegen der Beurkundung versammelten Personen mit Gott. Diese Verbindung hob der Urkundenaussteller durch das Berühren des Chrismons und das laute Sprechen der Invocatio zu Beginn der Urkundenverlesung sowie das Ausrufen der Apprecatio zum Abschluss der Lectio besonders hervor.

Ein tiefer Einschnitt in den Formen und Riten der Beglaubigung vollzog sich mit der sowohl im römischen wie im kanonischen Recht greifbaren Debatte um die Authentizität von Beglaubigungsmitteln. Die eher handgreiflichen Riten der Beglaubigung, zu denen etwa die Verwahrung einer Urkunde in einer verschließbaren Truhe zählt, traten hinter Riten, die stärker an der Schriftlichkeit orientiert sind, zurück. Hierzu zählen etwa die wachsende Bedeutung der Größe einer Urkunde, die gesteigerte Erkennbarkeit eines Siegelbildes durch die Einfügung von Wappen oder die Eintragung des Urkundeninhaltes (Dispositio) in besondere Register.

Siehe auch

Einzelnachweise

  1. Axel Freiherr von Campenhausen/Joachim E. Christoph: Amtliche Beglaubigung der öffentlich-rechtlich korporierten Kirchen im weltlichen Recht, in: DVBl. 1987, S. 984 bis 989.

Literatur

  • Marie-Luise Heckmann, Riten rechtlicher Beglaubigung in den Privaturkunden des Klosters Cluny, in: Studien und Mitteilungen zur Geschichte des Benediktinerordens und seiner Zweige 117 (2006) S. 61-80.

Weblinks

  • [1] (Link zu heckmann.werder/Sphragistik.htm)
  • [2] (Link zu heckmann.werder/Authentizitaet.htm)
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