Aktendeckel
Aktenstapel

Als Akte (süddt. Akt, engl.: file) bezeichnet man eine Menge von Aufzeichnungen, die

  • bei der eigenen Verwaltungs- oder Geschäftstätigkeit anfallen und
  • aufgrund eines gemeinsamen Merkmals zusammengefügt (formiert) und so aufbewahrt wird.

Die Akte als Konvolut von Schriftstücken ist die Einheit der Schriftgutverwaltung.

Inhaltsverzeichnis

Wortherkunft

Die Bezeichnung ist der Singular von lat. acta, die Geschehnisse oder vielmehr die Aufzeichnungen darüber, die Akten, das Schriftgut (vgl. Acta apostolorum: Apostelgeschichte im Neuen Testament der Bibel).

Da Akte vom Wortstamm her auch das Geschehene, das Vollbrachte, die Handlung bedeutet, existieren vereinzelt in Anlehnung an das Angelsächsische noch Begriffe, die eher eine Tat oder ein Gesetzesvorhaben zum Gegenstand haben. Beispiele sind und siehe dazu auch Navigationsakte, Habeas-Corpus-Akte, Deutsche Bundesakte.

Redewendungen:

  • jemanden in den Akten führen = schriftliche Unterlagen über eine Person besitzen
  • eine Sache zu den Akten legen = eine Sache als erledigt betrachten (eigentlich: eine Sache zu den übrigen Schriftstücken, die bereits vorhanden sind, hinzufügen)
  • quod non in actis est non est in mundo (lateinisch für: Was nicht in den Akten ist, ist nicht in der Welt)
  • etwas ad acta legen = siehe unter ad acta

Grundlegende Einteilungen

Man unterscheidet heute im wesentlichen Serien- und Sachakten.

  • Die Serienakte wird zusammengefasst aufgrund von
    • Herkunft (Einsender), als sogenannte Korrespondenzakte, oder
    • Form.

Dies ist die ältere Form und sie ist immer noch anzutreffen, wenn Schriftstücke regelmäßig mehr als einen Betreff haben oder ihr Zusammenhang nicht zerrissen werden soll, wie häufig bei Berichten und Protokollen.

Auf Kontoauszüge treffen beide Kriterien beispielsweise gleichzeitig zu: in der Regel lassen sie sich nicht zur Gänze einem Betreff zuordnen (wenn mehr als eine Buchung vorkommt) und es ist auch selten wünschenswert, sie blattweise auf viele Sachakten aufzuteilen.
  • Die Sachakte fasst Schriftstücke mit gemeinsamem Inhalt (Betreff) zusammen. Dazu gehören auch als wichtige Sondergruppe die Fallakten (etwa die Kriminalakte).

Heute ist die Einzelsachakte die Norm. Sie wird unterhalb der Betreffseinheit des Aktenplanes gereiht (/1, /2, /3, ...). (Zu einer Betreffseinheit soll es also stets mehrere Akten geben, damit der Aktenplan stabil bleibt.)

Äußere Ordnung

Im Allgemeinen trägt der Aktendeckel die wichtigsten Erschließungselemente: Der Inhalt wird als Aktentitel formuliert, eventuell wird eine Inhaltsangabe, und Enthält-/Darin-Vermerke hinzugefügt. Die Akte wird dann regelmäßig einer Betreffseinheit des Aktenplans zugeordnet und mit dem zugehörigen Aktenzeichen versehen im Aktenverzeichnis eingetragen. Laufzeit, Datierung, sowie allfällig Sperrjahr („gesperrt bis …“) und Nutzungsbeschränkung (Geheimhaltung u.Ä.), Provenienzen und Vorsignaturen (frühere Aktenzeichen) sind weitere wichtige Grundlageninformationen.

Das Aktenzeichen besteht in der Regel aus dem Aktenplankennzeichen (der Notation des Aktenplans), das die Betreffseinheit angibt, und der Aktennummer, durch Solidus (/) getrennt. Im Schriftverkehr stellt man durch Divis (-) getrennt die Angabe der Organisationseinheit voran und erhält das Geschäftszeichen, zum Beispiel: IIA1 - 11145 / 25.

Die Schriftstücke werden chronologisch geordnet, z. B. nach Ausstellungsdatum. Wird aufsteigend geordnet, beginnend bei den ältesten Dokumenten, so nennt man dies Amtsheftung. Die umgekehrte Reihenfolge nennt man kaufmännische Heftung, die aktuellen Schriftstücke sind dann zuoberst. Als Laufzeit der Akte werden das erste und (vorläufig) letzte Datum vermerkt. Wird die Akte zu groß, so gliedert man sie in Bände oder Hefte für kleinere Zeitabschnitte.

Aktenbildung

Gebildet werden Akten stets nach Bedarf, also nicht auf Vorrat. Dies setzt eigentlich eine Kenntnis des zukünftigen Aktenanfalls voraus, die man natürlich nicht immer hat, sollen die Akten doch weder zu dünn und zahlreich (und teuer) noch zu dick und unübersichtlich werden. Im Falle krasser Irrtümer wird es unumgänglich sein, neu- oder einen Teil auszugliedern.

Um zu dünne Akten zu vermeiden, kann man eine Sammelsachakte bilden (mit Aktennummer 0). Hier wird man aber erst recht ausgliedern müssen, wenn es den Rahmen zu sprengen droht. Gegebenenfalls entnimmt man Akten und formiert diese zu einer neuen Einzelsachakte, hält aber den Bezug zur Mutterakte fest.

Richtschnur ist das praktische Bedürfnis. Stets ist (Ein-) Ordnen wichtiger als Registrieren; Benutzungseinheit ist die Akte. Um dem entgegenzukommen wurden seit jeher Sondersachakten (moderner Begriff, früher Bei-, Nebenakten, Adhibenda genannt) gebildet:

  • abgeleitete Einzelsachakten sind aus der Hauptakte ausgegliedert und werden bei dieser verzeichnet und aufbewahrt (also nicht als ganz neue Akte)
  • Spezial-, B-Akten (alte Bezeichnungen) gliedern Einzelfälle aus
  • Anlagenbände, Materialsammlungen und andere Nebenakten gliedern aus, wofür voraussichtlich wenig Bedarf besteht

Nach einem Schema werden diese Akten mit römischen Zahlen bezeichnet (Kennzeichen für Sondersachakten, nach Lit: Hoffmann):

I Schriftstücke von geringerer oder vorübergehender Bedeutung (z. B. Einladungen, Dankschreiben)
II Eingaben, Anfragen
III Gutachten
IV Presseäußerungen
VI Materialien

Die Zusammenfügung nennt man in der archivischen Fachterminologie Formierung. Die fortlaufende Durchnummerierung wird als Paginierung oder auch als Quadrangel bezeichnet. Neben den Handakten der Sachbearbeiter gibt es Akten in der Registratur und Akten als Archivgut. Zur Hauptakte gibt es z.T. auch Hilfsakten und Personalakten. Die Bearbeitungsverfügung "z.d.A." (zu den Akten) auf einem Schriftstück bedeutet die Hinzufügung eines Schriftgutes zur Akte. Die Bearbeitungsverfügung "Wv. (Kalenderdatum)" (Wiedervorlage) bedeutet die terminlich fixierte Neuvorlage ohne erneute Aufforderung.

Akten können in eine Hängeregistratur gehängt oder in einem Regal gelagert werden. Die Aktenbestandteile können gebunden, geheftet oder lose abgelegt werden.

Geschichte der Akten, Archivalienkunde

Die Lehre der Aktenkunde (Archivalienkunde) zählt in der Geschichte zu den Historischen Hilfswissenschaften.

Als Form von Schriftlichkeit in der Verwaltung des öffentlichen Dienstes existieren Akten seit dem späten Mittelalter, im 16. Jahrhundert haben sie sich überall in Europa durchgesetzt. Sie wurden archiviert und bildeten umfassende Ansammlungen (z. B., Acta Magni Ducatus Lithuaniae im Großfürstentum Litauen).

Bevor sich im ersten Drittel des 20. Jahrhunderts die Heftung in Ordnern, Schnellheftern und auf Heftstreifen durchsetzte, wurden Akten mittels Aktenzwirn fest zusammengefügt. Diese Fadenheftung erfolgte in der Regel linksseitig, jedoch bestanden in einzelnen Ländern auch abweichende Gepflogenheiten, wie etwa bei der Badischen Aktenheftung.

Für Akten und ihre besonderen Formen sind regional unterschiedliche Bezeichnungen in Gebrauch: Faszikel, Büschel, Dossier usw.

Die moderne Informationsverarbeitung hat das Records Management (Schriftgutverwaltung) für die Verwaltung von elektronischen und hybiden Akten (Records) hervorgebracht.

Siehe auch

Literatur

  • Heinz Hoffmann: Behördliche Schriftgutverwaltung : ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden. - 2. Auflage. München. Boldt im Oldenbourg Verlag, 2000 (Schriften des Bundesarchivs: 43) ISBN 3-486-56491-9
  • Petra Muckel: Der Alltag mit Akten - psychologische Rekonstruktionen bürokratischer Phänomene. Eine empirische Untersuchung in verschiedenen Institutionen auf der Grundlage der Grounded Theory. Aachen. Shaker Verlag, 1997. ISBN 3-8265-2685-6
  • Cornelia Vismann: Akten. Medientechnik und Recht. Frankfurt am Main 2000. ISBN 3596149274

Weblinks


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