Akten

Akten (acts, rolls; archives; atti) werden die Schriftenbände genannt, in denen die Schrifteingänge und die Entwürfe oder Kopien ihrer schriftlichen Erledigung gesammelt werden. Eine planmäßige Aktenführung gehört zur sorgfältigen Geschäftserledigung, da die Akten über alle Geschäftsvorgänge von Bedeutung Auskunft geben müssen und zur raschen und sachgemäßen Erledigung der Vorfälle aller Art beitragen.

Besonders wichtige Urkunden pflegen in feuer- und einbruchssicherer Weise aufbewahrt zu werden. Für die Ordnung und Aufbewahrung aller anderen Schriftstücke pflegen von allen größeren Eisenbahnverwaltungen Aktenpläne aufgestellt zu werden. Übersichtlich angelegte Aktenpläne erleichtern das Auffinden der Bände, in denen sich die Vorstücke befinden, und der Zeitfolge nach eingerichtete Inhaltsverzeichnisse am Anfange der einzelnen Aktenbände gewähren eine Sicherheit für die Vollständigkeit der Akten.

Um den Überblick über die mit der Zeit bei jeder größeren Verwaltung anschwellenden Aktenbände zu erleichtern, unterscheidet man meistens allgemeine (General-) Akten und Sonder-(Spezial-) Akten. Erstere dienen zur Aufnahme der wichtigeren Schriftstücke von länger dauerndem Wert, letztere enthalten die Schriftstücke über einzelne Geschäfte vorübergehender Art.

Die Akten pflegen teils in gehefteten Bänden, teils in Umschlagmappen angelegt zu werden.

Neuerdings wird die Anlegung von Akten bei großen Verwaltungen dadurch vermindert und vereinfacht, daß Schriftstücke von ganz vorübergehendem Wert als Weglegestücke nicht zu den Aktensammlungen genommen, sondern von den Bureaubeamten, die sie im Entwurf bearbeiten, lose aufbewahrt, monatsweise in Bündel geschnürt und alsdann ehemöglichst als Altpapier veräußert werden.

Die Aufbewahrung der Akten ist Aufgabe der Registratur (s.d.), soweit nicht die Akten auf die einzelnen Bureau- und Rechnungsbeamten in der Weise aufgeteilt sind, daß jeder Beamte die Akten fortführt, mit denen er aus schließlich oder ganz überwiegend zu arbeiten hat. Dieses Verfahren, das sich jedenfalls für Behörden und Dienststellen von mäßigem Geschäftsumfang empfiehlt, hat bei mehreren Eisenbahnverwaltungen zur Beschleunigung und Vereinfachung des Geschäftsganges wesentlich beigetragen (Archiv für Eisenbahnwesen 1905, S. 307).

Hoff.


http://www.zeno.org/Roell-1912. 1912–1923.

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