Avisieren

Ein Avis (in Österreich: Aviso) ist im Warenverkehr die Ankündigung einer Lieferung (Lieferavis), im Zahlungsverkehr die Ankündigung einer Zahlung (Zahlungsavis).

Lieferavis

Ein Lieferavis ist die Ankündigung eines Lager- bzw. Warenzugangs. Der Lieferavis wird vom Lieferanten an den Empfänger der Ware gesendet bevor die Ware geliefert wird. Häufig werden Lieferavise in Supply Chains verwendet, in welchen es für den Empfänger der Ware von großer Wichtigkeit sein kann über den rechtzeitigen oder auch verspäteten Zugang der Ware informiert zu werden, um ggf. Vorkehrungen treffen zu können.

Solche Vorkehrungen können sein:

• Umorganisation des Lagers, um bei Platzproblemen die Einlagerung vornehmen zu können
• Einplanung von Ressourcen (Personal, Geräte etc.) für die Abfertigung und Verarbeitung der gelieferten Waren
• Ausrichtung der Produktionsplanung

Eine Avisierung sollte stets die folgenden Informationen beinhalten:

• Geschätzter Lagerzugangszeitpunkt
• Enthaltene Artikel (Artikelnummer, Menge)
• Evtl. Gewicht und/oder Volumen

Ein mittels Electronic Data Interchange (EDI) übertragenes Lieferavis stellt die Advanced Shipping Notice dar. Im speziellen gibt es im EDIFACT-Standard die Meldung DESADV (despatch advice message).

Bei Auslieferung wird der Ware ein Versandavis beigefügt.

Zahlungsavis

Das Zahlungsavis wird benötigt, um dem Empfänger einer Zahlung die Liquiditätsplanung oder die Zuordnung der Zahlung zu erleichtern und der Empfängerbank anzuzeigen, dass eine Zahlung eingehen wird.

Die Zahlungszuordnung in einem Zahlungsavis wird durch eine detaillierte Aufstellung aller mit der betroffenen Zahlung ausgeglichenen Posten (Rechnungen bzw. Gutschriften) hergestellt. Diese Aufstellung enthält in der Regel folgende Rechnungsdetails: Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, evtl. Skontoabzug, Zahlungsbetrag je bezahlte Rechnung bzw. verrechnete Gutschrift.

Die Anzeige an die Empfängerbank ist zum Beispiel vonnöten, wenn die Zahlung sehr spät erfolgen wird und zu befürchten ist, dass die Bank den elektronischen Schalter (ELS) schließen und den Tagesabschluss für das Empfängerkonto durchführen könnte. Auch kann so eine Auszahlung von einem de facto überzogenen Konto möglich gemacht werden, da eine nachträgliche Deckung durch die avisierte Überweisung bereitgestellt wird.

Des Weiteren ist es möglich, aus einer beleglosen Buchung eine belegbehaftete Buchung zu machen. Da in der Überweisung nur die Nummer des Avis auftaucht, ist eine automatisierte Bearbeitung durch DV-System meist ausgeschlossen. Auch steigen die Kosten für die Bearbeitung der Zahlung durch Druck und Portokosten, im Gegensatz zur meist kostenlosen Onlineüberweisung. Werden nur wenige Zahlungen durch einen Avis zusammengefasst, ist kein Nutzeffekt vorhanden.