Textformatierung

Textformatierung nennt man in der Textverarbeitung und anderen an textorientierten Anwendungen der Datenverarbeitung die Beschreibung, wie einzelne Elemente des Textes dargestellt werden sollen.

In den frühen Zeiten war damit oft nur die Darstellung auf dem Papier gemeint, die sich an den Regeln über die Typografie des Buch- und Verlagswesens orientierten. Heutzutage werden die Dokumente in der Regel nur mehr auf dem Bildschirm vorbereitet und dort größtenteils auch angezeigt. Erste Ansätze waren das Rich Text Format, heute verwenden Texteditoren oder Office-Pakete meist proprietäre Codierungen, oder das freie Austauschformat Open Document.

Textformatierung – oder allgemein Formatierung von Zeichenketten, die in anderen Datenformaten eingebettet sind – beruht auf Textauszeichnung, also einem Regelsatz, der über gewisse Codes im Quelltext eines Textdokuments festlegt, mit welchen Attributen dieser Text dargestellt wird. Moderne Textverarbeitung beruht dabei auf WYSIWYG (what you see is what you get), also der Darstellung der ausgeführten Textauszeichnungen – den Quelltext selbst bekommt der Benutzer heute kaum mehr zu sehen.

Textformatierung umfasst:

• Seitenformatierung: Seitengröße (Papierformat), Satzspiegel
• Absatzformatierung: Das sind die Auszeichnungen, die einem Textblock bis zum nächsten Zeilenumbruch (CR/LF bzw. ¶) zugewiesen werden. In der Tabellenkalkulation entspricht dem die Zellenformatierung.
• Zeichenformatierung: Das sind Textauszeichnungen, die nur mit einer gewissen Zeichenkette innerhalb eines Absatzes verbunden sind
• Sowie im weiteren Sinne die Formatierungen für komplexere Datenstrukturen, die in das Dokument eingebettet sind ( Tabellen, Formeldarstellungen, Bilder und deren Beschriftung, usw.). Hier sind auch Schriftgrad und Schriftschnitt zu berücksichtigen.

Formatierungskonzepte

Hartes Formatieren

Hartes Formatieren (dieser Begriff wird auch in der Fachliteratur so verwendet) ist die klassische Formatierung, die sich aus dem Schreiben auf der Schreibmaschine entwickelt hat. Formateinstellungen (Zeilenbreite, Tabulatoren, Zeilenabstände, Zeichenattribute wie Fett, Zeichenabstand und andere Attribute) werden eingestellt und die Schrift mit diesen Attributen auf der Schreibmaschine gedruckt oder auf dem Bildschirm angezeigt. Wenn eine Schreibmaschine mit einem Zwischenspeicher und einer Anzeige ausgestattet ist, können erweiterte Attribute wie etwa zentrierter Druck oder Blocksatz gewählt werden. Wenn Zeichen oder Textstellen markiert werden, wirken sich neu gewählte Formate nur auf die zuvor markierten Textstellen aus. Wenn Text durch Markieren in die Zwischenablage kopiert wird, lässt sich der markierte oder ausgeschnittene Text mit allen Text- und gegebenenfalls auch Absatzattributen in ein neues Dokument oder an eine andere Stelle desselben Dokuments übertragen. Falls dort andere Schriften oder Textauszeichnungen gewählt wurden, wirken die eingefügten Formatattribute störend. In diesem Fall müssen die Attribute entweder mit der Wahl Standardformatierung entfernt werden (d.h. es werden die Attribute der gewählten Standardvorlage zugeordnet) oder es muss mit dem „Formatierungspinsel“ das harte oder weiche Format aus einem gewünschten Textabschnitt übertragen werden.

+ Vorteile

• schnelles und einfaches Formatieren von kurzen Textpassagen oder neu zu erstellender Texte
• hart formatierte Dokumente lassen sich als „Quasi-Vorlagen“ schnell und ohne Fachwissen für neue Dokumente erstellen, die sich danach nicht mehr durch Vorlagenänderungen verändern können
• Jeder Bearbeitungsschritt ist sofort („in Echtzeit“) sichtbar und die Auswirkungen nachvollziehbar; es ist kaum Hintergrundwissen über die interne Arbeitsweise der verwendeten Software nötig

– Nachteile

• es ist zeitaufwändig und fehlerträchtig, vorhandene Textpassagen an andere Textstellen exakt anzupassen; während das mit dem Formatierungspinsel innerhalb eines Dokuments meist noch praktikabel ist, ist die Anpassung tausender vorhandener Dokumente an neue Designvorlagen „von Hand“ praktisch ausgeschlossen
• vorhandene Formatattribute lassen sich nicht ohne Anpassung an die Formatierung des Zieldokuments anpassen (was teilweise auch gewünscht sein kann)

Hartes Formatieren eignet sich üblicherweise für private Korrespondenz, wenig umfangreiche Dokumente und für Anwender mit geringem Fachwissen, da es in der Handhabung einfach ist und jeder Bearbeitungsschritt sofort sichtbar nachvollziehbar ist.

Weiches Formatieren

Weiches Formatieren ist das Arbeiten mit Formatvorlagen. Dazu werden Formatvorlagen angelegt (wahlweise für Seiten, Absätze, oder Text) und entweder beim Schreiben verwendet oder ein vorhandener Text mit dem Zuordnen einer bestehenden Vorlage formatiert. Dabei werden hartformatierte Textstellen der Formatvorlage übergeordnet, d.h. hartformatierte Texte werden nicht durch die Vorlage beeinflusst. Umgekehrt lassen sich große Textmengen ohne hartformatierte Textpassagen schnell und umfassend durch die Zuordnung an eine geänderte Vorlage anpassen. Alte Texte lassen sich schnell und einfach an ein geändertes Firmendesign anpassen. Bei einigen Programmen ist es sogar möglich, einen alten Text aufzurufen und wahlweise automatisch an die damit verknüpfte geänderte Standardvorlage (die im Vorlagendokument definiert ist) anzupassen. Auch innerhalb eines längeren Dokuments, wie dies bei Facharbeiten oder umfangreicheren Projektdokumentationen üblich ist, kann eine veränderte Vorlage auf einfachen „Knopfdruck“ hin alle Textpassagen verändern, die mit dieser Vorlage verknüpft sind. Das weiche Formatieren gilt deshalb als heute übliche Form professioneller Textformatierung. Es ist aber für einzelne Textpassagen und spontane Gestaltungsideen zu zeitaufwändig, da die Anlage und Verwaltung von Vorlagen mehr Zeit benötigt, als sich mit der einfachen Zuordnung in einer konkreten Situation einsparen lässt. Die effektive Anlage, Benutzung und Verwaltung von Vorlagen setzt Fachwissen über die Funktion eines Officeprogramms voraus, um die damit bezweckte Zeitersparnis nutzen zu können.

Vor- und Nachteile

sind genau umgekehrt zur harten Formatierung, siehe oben

Erwähnenswert ist weiterhin, dass auch bei hartem Formatieren meist zusätzliche vorlagenbasierende Formate zur Anwendung kommen. Einzüge, Textfluss, Abstände, Laufweite und andere Attribute werden nur selten manuell angepasst und überlagern die voreingestellten Vorlagen deshalb normalerweise nicht.

Formatattribute mit der „Pinselfunktion“ übertragen

Um langjährigen Benutzern von Schreibmaschinen die Arbeit mit umfangreichen Texten zu erleichtern und um eingefügte Texte schnell und einfach an gewünschte Textformatierungen anpassen zu können, gibt es in modernen Officeanwendungen das „Pinselsymbol“ mit der Funktion Format übertragen. Damit ist es möglich, Absatz- und Textformate an der augenblicklichen Schreibmarkenposition (Cursor) in die Zwischenablage zu kopieren (harte Formatierung überschreibt auch hier Vorlagenattribute) und auf einen anschließend gewählten Absatz oder eine Textstelle zu übertragen. Obwohl dies eine Kompromisslösung aus harter und weicher Formatierung ist, findet hierüber faktisch ausschließlich eine harte Formatierung statt.

Formatierungskonzepte im technologischen Wandel

Vor der Durchdringung der Büros mit Textverarbeitungssystemen wurden Dokumente sofort, quasi in Echtzeit, auf Papier erstellt. Nachträgliche Veränderungen oder Anpassungen waren somit praktisch ausgeschlossen. Erst mit den Textspeichern war es möglich, auch mit der Schreibmaschine bestimmte Formatierungseinstellungen zu speichern und auf Knopfdruck abzurufen. Feste Einstellungen wie der Papiereinzug sorgten für gleichmäßige obere und ggf. auch untere Ränder, Hervorhebungen, Briefkopfvordrucke ließen sich bei Oberklassegeräten halbautomatisch ausfüllen.

Textverarbeitungssysteme ermöglichten jedoch einen grundlegenden Konzeptwechsel. Während man bisher die Abstandszeilen und Tabulatorabstände für Briefköpfe und andere Normdokumente genau kennen und abzählen musste, wurde es nun möglich, mit Dokumentenvorlagen Rahmen, Tabulatoren und andere Gestaltungselemente festzulegen, die eine normgerechte Briefgestaltung fast ohne Fachwissen ermöglichen. Der Computer „weiß“, an welcher Position sich die Adresse befinden muss, um durch das genormte Adressfenster sichtbar zu sein, welcher Abstand die Betreffzeile zum oberen Rand haben soll und wie Einrückung oder Gegenüberstellungen zu formatieren sind. Formatiert wird nicht mehr in Echtzeit, sondern der Text wird nach Zweck und Inhalt klassifiziert und einer dazu vorgesehenen Formatvorlage zugeordnet.

Textformatierung wird in modernen - zumeist HTML-fähigen Texteditoren auch über Formatvorlagen vermittelt, die einen Satz vordefinierter Formatierungsvorschriften umfassen, und durch direkte (harte) Formatierung überlagert werden können. In dieser Hinsicht arbeitet die Textverarbeitung mit denselben Prinzipien, mit denen Webdesign arbeitet, und die dort wahlweise in HTML/XML (und Varianten) direkt codiert, oder über CSS im Sinne einer Formatvorlage formatiert werden.

Das Deutsche Institut für Normung hat die Regeln für das Maschinenschreiben in der DIN 5008 festgelegt.