Digitales Archiv

Unter einem digitalen Archiv versteht man in der Regel ein Informationssystem, dessen Ziel es ist, unterschiedliche digitale Ressourcen aufzubewahren und einer definierten Gruppe von Benutzern zur Verfügung zu stellen.

Archive, ähnlich wie Bibliotheken, dienen dazu, Medien und Informationsträger, vor allem aber unikal aufbewahrte Schriftstücke (etwa Archivalien wie Verwaltungsschriftgut)^[1] aufzubewahren und für die Nachwelt zu erhalten. Digitale Archive nehmen die gleiche Aufgabe für digitale Ressourcen wahr. Sie sind häufig im WWW zu finden, können aber auch lokales Intranet, CDs und andere Trägermedien nutzen. Mehrere Deutsche Archivtage der letzten Jahre haben sich intensiv mit Digitalisierungsprojekten und digitalen Archiven beschäftigt. Der Umstieg auf digitale Archivierung ist in der Fachwelt dennoch weiterhin umstritten.

Inhaltlich und technisch wachsen digitale Archive immer weiter mit digitalen Bibliotheken und digitalen Museen zusammen. Diese drei Begriffe verschmelzen zur "digitalen Kulturerbeinstitution", innerhalb derer sich die Grenzen nicht mehr klar abstecken lassen. Mit den Problemen des (weltweiten) Kulturerbes und seiner Bewahrung beschäftigt sich insbesondere die UNESCO.

Definition

„Erfassen, Aussondern, Bewerten, Übernehmen, Erschließen, Erhalten und Zugänglichmachen“^[2] sind die klassischen Aufgaben der Archive. Archive wollen Dokumente für die Zukunft aufbewahren. Digitale Archive stehen dabei vor einer besonderen Herausforderung: der digitalen Langzeitarchivierung.

Digitale Archive im weiteren Sinn umfassen alle Arten von digitalen Sammlungen, zum Beispiel auch Musik- und Videoarchive. Digitale Archive im engeren Sinn versuchen den Bestand eines traditionellen Archivs zumindest teilweise abzubilden. Die Untergruppe der virtuellen Archive tut das auf eine neuartige Weise: Der Archivbestand wird anders gruppiert und/oder dargestellt als im originalen Archiv, oder einzelne Bestände mehrerer verschiedener Archive werden zu einem virtuellen Archiv verschmolzen. Virtuelle Archive stellen das digitale Archivgut in einen neuen Kontext, während digitale Archive die Originalarchive ganz oder teilweise kopieren.

Digitale Archive können ganz unterschiedlich konzipiert sein. Sie unterscheiden sich zum Beispiel nach Thema, nach Archivinhaber (zum Beispiel staatlich oder privat), nach Art/Dateiformat des Inhalts (Bilder, Texte, Videos), nach Zugriffsmöglichkeit (öffentlich oder nicht öffentlich), nach technischem Aufbau, nach Sprache und nach Interaktionsmöglichkeit für die Benutzer (die Art der Navigation und Suchfunktion).

Inhalte digitaler Archive

Beim Archivgut unterscheidet man zwischen dem analogen Objekt (der originalen Archivalie), der digitalen Kopie und den Metadaten. Die digitale Kopie kann sich vom Original durch das Datenformat unterscheiden: zum Beispiel wird eine digitalisierte Urkunde anstatt als Text öfter als Bild behandelt. Solche Bilder von Texten können dann meist nicht über den Textinhalt sondern nur über die Metadaten gesucht werden. Die Metadaten beschreiben die analoge oder digitale Archivalie um sie auffindbar zu machen, zum Beispiel durch Angabe des Autors, des Titels und des Ausstellungs-, Veröffentlichungs- oder Produktionsdatums, aber auch durch Beschlagwortung des Inhalts, zum Beispiel in Form von Regesten.

Organisation

Die vielen einzelnen Archiv-Seiten im WWW werden oft durch Archivverbünde oder Archivportale zusammengefasst und geordnet. Archivverbünde sind Zusammenschlüsse mehrerer Archive in Form einer gemeinsamen Webpräsenz. Einer der bedeutendsten Archivverbünde ist Monasterium.net, der kirchliche Archive vor allem aus Österreich, Italien und Bayern verbindet. Der Vorteil von solchen Archivverbünden für den Benutzer ist, dass man auf einen Schlag alle Mitgliedsarchive durchsuchen kann, anstatt mühsam über Links die Suchanfrage auf jeder einzelnen Archivhomepage neu eingeben zu müssen. Archivportale hingegen geben bloß einen kleinen Überblick über (ausgesuchte) existierende digitale Archive und erleichtern gleichzeitig den Zugang durch Links. Beispiele für Archivportale sind die Homepage der Archivschule Marburg und das BAM-Portal.

Technische Anforderungen an digitaler Archive

Die Archivalien in einem digitalen Archive sind oftmals auf eine unbegrenzte Lagerdauer ausgerichtet. Aufgrund der rasanten Entwicklung der [Informations- und Kommunikationstechnologie] müssen Archive Wege finden veraltete Datenträger zu lesen, veraltete Daten zu verwenden und Funktionalitäten alter Programme abzubilden. Eine formale Möglichkeit sind allgemein verbindliche Standards; zu technische Möglichkeiten zählen Emulation von Systemumgebungen und Migration der Daten. Als Referenzmodell hat sich in den letzten Jahren OAIS durchgesetzt.

Siehe auch: Langzeitarchivierung

Vor- und Nachteile digitaler Archive

Veralterung: Sowohl analoge als auch digitale Daten können veraltern und nicht mehr lesbar sein; diese Gefahr ist bei digitalen Archiven aufgrund der stetigen technischen Entwicklung stärker gegeben. Digitale Daten müssen auch inter-operabel bleiben, das heißt die Daten und die Software des digitalen Archivs müssen auch unter anderen technischen Bedingungen noch les- und verarbeitbar bleiben.

Zeit- und Kostenintensität: Um die Jahrtausendwende bedeutete eine umfassende Digitalisierung der Bestände eines Archivs noch hohe Kosten und enormen Aufwand. Zehn Jahre später ist Digitalisierung weitaus weniger problematisch. Dennoch muss die Hard- und Software für den Digitalisierungsprozess natürlich erst angeschafft werden; und auch die Wartung digitaler Archive zieht Kosten nach sich, die allerdings nur schwer über einen längeren Zeitraum hinweg abgeschätzt werden können. Außerdem stehen Archive vor der Aufgabe, sowohl Neuzugänge als auch Altbestand zu digitalisieren, was einen mittelfristigen Mehraufwand darstellt. Der Zeit-Kosten-Faktor aber wird weitgehend durch viele andere Vorteile aufgehoben.

Schutz und Sicherung der Objekte: Auch Papier und Mikrofilme sind nicht ewig haltbar, und je öfter ein Schriftstück ausgehoben wird, desto schneller altert es. Digitalisate tragen somit zum Schutz empfindlichen Archivguts bei. Im Gegensatz zu analogen Kopien ist bei digitalen Kopien auch kein Qualitätsverlust zu befürchten. Archive sind außerdem gesetzlich verpflichtet, Sicherungskopien ihres Bestandes anzulegen. Das kann natürlich auch in digitaler Form geschehen.^[3] Bei digitalen Archiven stellt sich dafür allerdings verschärft das Problem der Langzeitarchivierung. Außerdem müssen die digitalen Daten vor unbefugtem Zugriff und vor Veränderung (zum Beispiel durch Viren oder Hacker) zusätzlich geschützt werden.

Effizienz: Wenn der Bestand eines Archivs auch digital über das Internet zugänglich ist, wird den Benutzern die Recherche erleichtert. Reisekosten und Wartezeiten auf die Aushebung des Archivguts entfallen. Das Personal der Archive hat weniger Besucher zu betreuen und kann den restlichen Besuchern sowie dem Archivgut mehr Zeit widmen. Der Umgang mit dem Archivgut auf beiden Seiten (Benutzer/Besucher und Archivare) wird (vor allem auch durch die Suche und Navigation mittels Metadaten) effizienter. Auch wenn nicht der ganze Bestand eines Archivs digitalisiert ist, kann sich ein Benutzer im digitalen Archiv bereits einen Überblick über die Bestände schaffen und seinen Besuch im Archiv vorausplanen.

Platzbedarf: Digitale Archive haben gegenüber herkömmlichen Archiven einen verringerten Platzbedarf, da die Information der Digitalisate auf den Datenträgern stark komprimiert wird. Dennoch ist es unwahrscheinlich, dass herkömmliche Archive vollkommen auf die analogen Originale verzichten und so physisch schrumpfen. Für Sicherungskopien können aber durchaus auch die platzsparenden Digitalisate in Frage kommen.

Rechtliche Aspekte

Historisch gesehen sind Archive Hilfsmittel der Verwaltung. Da Archive große Mengen an persönlichen und sensiblen Daten aufbewahren und verwalten, überschneiden sich eventuell vorhandene nationale und regionale Archivgesetze mit zahlreichen anderen Bereichen der Gesetzgebung, unter anderem Bestimmungen über:

• Urheber- und Verwertungsrecht
• Signaturrecht
• E-Government
• Registerzählung
• Informationsweiterverwendung
• Informationssicherheit
• Medien

Ein wichtiger Punkt dabei ist nicht nur der geregelte Zugriff auf solche Daten, sondern auch diese vor Veränderung zu schützen. Derzeit gibt es keine international einheitlichen Gesetzgebungen zu digitalen Archiven.

Quellen

Einzelnachweise

1. ↑ Im weiteren Sinn kann das Wort 'Archiv' sowohl den physischen Standort beziehungsweise das Gebäude aber auch das Aufbewahrte selbst bezeichnen.
2. ↑ Brübach 4.
3. ↑ Die Bedeutung der Digitalisierung von Archivgut wurde besonders nach dem Archiveinsturz von Köln deutlich. Mittlerweile ist ein Projekt angelaufen, das versucht Digitalisate des verlorenen Archivguts aufzuspüren. http://www.historischesarchivkoeln.de/

Verwandte Artikel

• Elektronische Archivierung

Literatur

• BRÜBACH, Nils (2008). „Entwicklung von internationalen Erschließungsstandards: Bilanz und Perspektiven“. Der Archivar 61/1: 6-13.
• BRÜBACH, Nils (n.d.). OAIS – Das „Open Archival Information System“: Ein Referenzmodell zur Organisation und Abwicklung der Archivierung digitaler Unterlagen. [online]. http://www.archiv.sachsen.de/download/pp_bruebach.pdf. (5. November 2010).
• FEATHER, John, Hg. (2004). Managing Preservation for Libraries and Archives. Hants: Ashgate.
• JENKS, Stuart und Stephanie Marra, Hg. (2001). Internet-Handbuch Geschichte. Wien: Böhlau.
• KEITEL, Christian (2010). „Digitale Archivierung beim Landesarchiv Baden-Württemberg“. Der Archivar 63/1: 19-26.
• KEMPER, Joachim (2008). "Digitalisierte Archivbestände und Archivalien in Bayern". Blätter für oberdeutsche Namenforschung 45: 31-41.
• KISTENICH, Johannes (2010). „Personenstandsunterlagen digital nutzen“. Der Archivar 63/4: 456-465.
• KUHN, Frieder (1997). Schöne neue Datenwelt. In: Weber, Hartmut, Hg. (1997). Bestandserhaltung: Herausforderung und Chancen. Stuttgart: W. Kohlhammer.
• MCCRANK, Lawrence J. (2002). Historical Information Science: An Emerging Unidiscipline. Information Today.
• MUTSCHLER, Thomas, Michael Lörzer, Hagen Naumann und Bernhard Post (2009).“Jenaer Kirchenbücher digital: Ein Projekt der Thüringer Universitäts- und Landesbibliothek Jena und des evangelisch-lutherischen Kirchenkreises Jena“ Der Archivar 62/4: 390-397.
• NESTOR-Arbeitsgruppe, Hg. (2008). Wege ins Archiv: Ein Leitfaden für die Informationsübernahme in das digitale Langzeitarchiv. Version I. Göttingen. http://files.d-nb.de/nestor/materialien/nestor_mat_10.pdf (7. Januar 2011).
• RICHARZ, Jan (2010). „Standards und Normen im Alltag der Archive“. Der Archivar 63/4:42 4-432.
• SCHROEDER, Kathrin und Karsten Huth (2009). „Das Metadatenkonzept des ,Digitalen Archivs’ des Bundesarchivs“. Der Archivar 62/3: 248-254.
• UNGER, Michael (2010). „ArgeAlp-Fachtagung ,Digitale Unterlagen und Digitalisierung in den Archiven des Alpenraumes’“. Der Archivar 63/4: 420-422.
• VSA (Verein Schweizerischer Archivarinnen und Archivare: Arbeitsgruppe Normen und Standards) (2008). „Katalog wichtiger, in der Schweiz angewandter archivischer Normen“. Version 1.2 vom 9. September 2008.
• WEBER, Hartmut, Hg. (1997). Bestandserhaltung: Herausforderung und Chancen. Stuttgart: W. Kohlhammer.

Weblinks

• Monasterium.net
• Bundesarchiv Deutschland
• Archivschule Marburg
• Digitales Archiv Hessen
• BAM-Portal
• Das digitale Historische Archiv Köln
• Wiener Stadt- und Landesarchiv
• Europäische Kommission - Historische Archive
• English Heritage
• The National Archives