Hauspostumschlag

Hauspostumschlag Uni Köln 2001

Der Hauspostumschlag dient in Behörden und Unternehmen der internen Kommunikation mit Schriftstücken und kleinen Akten. Er kann bis zu 100 Mal wiederverwendet werden, da er auf Vor- und Rückseite Raum für entsprechende Adressen oder Adressaufkleber hat.

Geschichte

In den späten 1990er Jahren setzte sich allmählich ein Bewusstsein für Ressourcenschonung, Recycling, und Kostenminimierung auch in der öffentlichen Verwaltung durch. Dies wurde auch dadurch erleichtert, dass einzelne Verwaltungseinheiten, zum Beispiel die einzelnen Hochschulen, ein globales Budget selbständig verwalten und verantworten konnten und mussten. Dies führte dazu, dass der Verwaltungsaufwand jetzt den einzelnen Untereinheiten zugerechnet wurde. Sie bekamen für Verbrauchsmaterialien und Postgebühren Kontingente zugeschrieben und waren deshalb selbst um Kostensenkung bemüht. So wurde zum Beispiel in der Postordnung der Universität zu Lübeck von 1998 vorgeschrieben, für internen Briefverkehr Hauspostumschläge zu benutzen ^[1]

Dass die Umgewöhnung des Verwaltungshandelns sich nicht ganz einfach gestaltete, zeigt ein Beitrag in der Mitarbeiterzeitschrift der Verwaltung der Universität zu Köln von 2001 (S. 16).^[2] Mit der Festlegung in Benutzungsordnungen und einer einheitlichen Gestaltung der Umschläge nahmen die Verwaltungen nach einer kurzen Zeit das Heft in die Hand. Von verantwortlichen Mitarbeitern selbst gestalteten Versuchen stellte man einheitliche Systeme zur Verfügung.

Ausgestaltung

Gewöhnlich sind Hauspostumschläge etwas größer als DIN A4, also DIN B4 mit dem Namen von Behörde oder Firma und dem Zusatz Hauspost bedruckt. Dann sind auf Vor- und Rückseite in Spalten einheitlich große Adressfelder aufgedruckt, die mit der Hand beschriftet werden oder einem der meist selbst hergestellten Adressaufkleber beklebt werden können. Meist wird auf eine separate Angabe des Absenders verzichtet, da er normalerweise auf dem inliegenden Schreiben steht. Es gibt auch Briefumschläge mit der Aufteilung: linke Spalte Absender, rechte Spalte Adressat. Gewöhnlich reicht es, wenn die zuletzt verwendete Anschrift durchgestrichen ist.

Die Briefumschläge haben an der Lasche keine Gummierung, da sie meist unverschlossen versandt werden. Dass Inhalt enthalten ist, ist durch Lochungen bemerkbar. Soll der Inhalt ausnahmsweise verschlossen verschickt werden, kann er durch Papiersiegel verschlossen werden. Darüber hinaus ist die deutliche Aufschrift PERSÖNLICH/VERTRAULICH angeraten.

Bewertung

Die theoretisch mögliche Mehrfachverwendung von bis zu 100 Einsätzen (bei Aufklebern noch mehr) wird selten oder nie erreicht, da die Umschläge aus Recyclingpapier hergestellt und deshalb weniger stabil sind. Zudem werden sie oft unsachgemäß behandelt: mit Metallklammern zugetackert, mit Tesafilm zugeklebt, dann grob geöffnet, durch schwere oder zu große Inhalte eingerissen, verschmutzt und Ähnliches mehr. Dadurch ist der Spareffekt zwar geringer aber immer noch vorhanden.

In Universitäten mit traditionell geführten Verwaltungen werden alle an einzelne Verwaltungsstellen gerichtete Hauspost-Schreiben weiterhin zentral durch die Verwaltungsposteingangsstelle angenommen, den Umschlägen entnommen und nach erster Durchsicht durch die Verwaltungsleitung oder wenigstens der Dezernate dann als offene Akte den Untereinheiten zugeführt. Die fürsorgliche Bewahrung der Schriftstücke durch den Umschlag ist damit aber nicht mehr gegeben.

In jedem Falle aber gilt: Durch die auffällige Unterscheidbarkeit wird die Briefsortierung in interne und externe Post erleichtert. Der Papierverbrauch wird gesenkt, und Umweltschonung wird im Bewusstsein der Mitarbeiter verankert.

Einzelnachweise

1. ↑ Hauspost Lübeck § 21 Zugriff Sept. 2010)
2. ↑ Hauspost Köln online: Zugriff 19. September 2010

Weblinks

• Umweltausschuss der FH Lippe mit Hauspostumschlägen (Zugriff Sept. 2010)
• Beispiel für Hauspostumschläge (Zugriff Sept. 2010)