Kreditorenrechnung


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Eine Rechnung oder auch Faktura ist ein Dokument, das eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Warenlieferung oder eine sonstige Leistung enthält. Sie kann in Papierform oder als elektronisches Dokument (per Datenfernübertragung) übermittelt werden und enthält Angaben über die Leistung (Art, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse). Die steuerliche Anerkennung von Rechnungen (insbesondere von solchen in elektronischer Form) oder ersatzweise von Eigenbelegen ist an genaue Bedingungen geknüpft. Das Ausstellen einer Rechnung nennt man Fakturierung.

Eine Rechnung, die den Empfänger nicht zur Zahlung auffordert, ist die Proformarechnung. Diese Form wird zum Beispiel für kostenlose Lieferungen in Kulanzfällen oder aus Nachweisgründen im Falle innergemeinschaftlicher Verbringungen verwendet.

Inhaltsverzeichnis

Rechnung im deutschen Schuldrecht

Die Rechnung gewährt den am Handel beteiligten Personen in aller Regel keinerlei Rechte oder Pflichten, die diese nicht ohnehin schon haben, denn allgemein ist eine Rechnung weder Voraussetzung für die Entstehung noch für die Fälligkeit einer Leistung. Schließen Käufer und Verkäufer beispielsweise einen Vertrag, in dem eine Sache x zum Preis von y EUR verkauft werden soll, so steht bereits mit Vertragsschluss fest, welche Leistungspflichten bestehen; einer Rechnung bedarf es für die Entstehung der Leistungspflichten daher nicht.

Die Rechnung ist in aller Regel – beispielsweise beim Kauf – auch nicht erforderlich, um die Leistungsverpflichtung des Käufers zur Fälligkeit zu bringen, denn nach dem gesetzlichen Normalfall werden Forderungen im Zweifel sofort, also mit Entstehung fällig.

Mit einer Rechnung ist auch nicht die Gewährleistung für die Kaufsache verbunden. Die Gewährleistung (besserer Begriff: Mängelhaftung) ergibt sich aus dem Kaufvertrag selbst, einer Rechnung bedarf es nicht. Für eine Garantie hingegen kann die Rechnung relevant sein – das hängt davon ab, was in den Garantiebedingungen vereinbart ist.

Ein Anspruch auf Ausstellung einer Rechnung ist zivilrechtlich - anders als in Bezug auf eine Quittung (§ 368 BGB) und anders als im Steuerrecht (s. u.) - nicht ausdrücklich geregelt.

Will ein Käufer eine Ware beim Verkäufer im Rahmen der Gewährleistung reklamieren, so ist die Vorlage einer Rechnung hierfür nicht Voraussetzung. Die Frage, ob der Kauf bei dem in Anspruch genommenen Händler stattgefunden hat, kann vielmehr durch jedes Beweismittel, z. B. Zeugen, erbracht werden.

Die Rechnung dient regelmäßig als Begründung für den Verzug des Schuldners gemäß § 286 BGB. Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt gemäß § 286 Abs. 3 BGB spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet. Darauf muss der Verbraucher allerdings ausdrücklich hingewiesen werden.[1]

Rechnung im deutschen Umsatzsteuerrecht

Eine Musterrechnung

Das Bundesministerium der Finanzen setzte mit Veröffentlichung des Schreibens vom 29. Januar 2004 die Rechnungsrichtlinie um.

Rechnung im Sinne des § 14 des Umsatzsteuergesetzes in Verbindung mit §§ 31-34 der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.

Führt ein Unternehmer

  • einen Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen aus, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen;
  • eine umsatzsteuerpflichtige Werkleistung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer aus, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Der Leistungsempfänger muss die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufbewahren;
  • eine andere Leistung an einen Nichtunternehmer aus, ist er berechtigt, eine Rechnung auszustellen.

Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
  • die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  • das Ausstellungsdatum,
  • eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
  • die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
  • den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts (wenn die Lieferung oder Leistung noch nicht ausgeführt ist), sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist,
  • das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
  • den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt, und
  • in den Fällen, in denen der Unternehmer eine umsatzsteuerpflichtige Werkleistung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer ausführt, einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

Wer in einer Rechnung einen Umsatzsteuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er zum gesonderten Ausweis der Steuer nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag.

Eine Rechnung kann auch elektronisch übermittelt werden, ihre Echtheit muss dann aber durch eine qualifizierte elektronische Signatur und GoBS-konforme Aufbewahrung überprüfbar sein. Unsigniert dürfen Fax-Rechnungen nur zwischen zwei Standard-Faxgeräten ohne PC-Anbindung übermittelt werden.[2]

Die Verpflichtung zur Verwendung qualifizierter elektronischer Signaturen für elektronische Rechnungen soll bei elektronischem Datenaustausch entfallen. Der im Juni 2008 vorgestellte Referentenentwurf für ein Gesetz zur Modernisierung und Entbürokratisierung des Steuerverfahrens (Steuerbürokratieabbaugesetz) sieht einen Wegfall des Summenblattes vor, wonach beim Datenaustausch „der Einsatz von Verfahren, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten“ genügen soll. Er wurde am 13. November 2008 im Bundestag beschlossen und soll zum 1. Januar 2009 in Kraft treten [3]. Wie die Echtheit und Unversehrtheit bei einer EDI-Übertragung gewährleistet wird, wird von Fachleuten derzeit noch diskutiert.

Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung sowie alle Rechnungen, die er erhalten hat, zehn Jahre aufzubewahren. Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum lesbar sein. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.

Ein Rechnungslauf ist derjenige Zeitraum, für den eine Rechnung erstellt wird (beispielsweise quartalsmäßig).

Rechnungen über Kleinbeträge

Gemäß § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung gelten vereinfachte Regeln für eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 150 Euro (inklusive Umsatzsteuer) nicht übersteigt. Diese muss mindestens folgende Angaben enthalten:

  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
  • das Ausstellungsdatum,
  • die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
  • das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Somit fallen gegenüber einer vollständigen Rechnung insbesondere der Leistungsempfänger, die Steuernummer, die Rechnungsnummer und der Leistungszeitraum weg.

Ähnliche Erleichterungen gibt es für Fahrausweise als Rechnungen (§34 UStDV).

Verwechslungen

Der Begriff „Rechnung“ wird gelegentlich mit dem Begriff „Quittung“ verwechselt. Während eine Rechnung jedoch das Bestehen einer Forderung dokumentiert, bestätigt eine Quittung (etwa ein Kassenbon), dass eine Forderung erloschen ist (zum Beispiel durch eine Zahlung).

Siehe auch

Einzelnachweise

  1. BGH Urteil vom 25. Oktober 2007 (AZ III ZR 91/07)
  2. BMF-Schreiben - IV B 7 - S 7280 - 19/04 vom 19. Januar 2004
  3. [1] Steuerbürokratieabbaugesetz (Drucksache 16/10188)

Weblinks

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