Rechnung


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Eine Rechnung oder auch Faktura ist ein Dokument, das eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Warenlieferung oder eine sonstige Leistung enthält. Sie kann in Papierform oder als elektronisches Dokument (per Datenfernübertragung) übermittelt werden und enthält Angaben über die Leistung (Art, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse). Die steuerliche Anerkennung von Rechnungen (insbesondere von solchen in elektronischer Form) oder ersatzweise von Eigenbelegen ist an genaue Bedingungen geknüpft. Das Ausstellen einer Rechnung nennt man Fakturierung.

Eine Rechnung, die den Empfänger nicht zur Zahlung auffordert, ist die Proformarechnung. Diese Form wird zum Beispiel für kostenlose Lieferungen in Kulanzfällen oder aus Nachweisgründen im Falle innergemeinschaftlicher Verbringungen verwendet.

Inhaltsverzeichnis

Rechnung im deutschen Schuldrecht

Die Rechnung gewährt den am Handel beteiligten Personen in aller Regel keinerlei Rechte oder Pflichten, die diese nicht ohnehin schon haben. Allgemein ist eine Rechnung weder Voraussetzung für die Entstehung noch für die Fälligkeit einer Leistung. Schließen Käufer und Verkäufer beispielsweise einen Vertrag, in dem eine Sache x zum Preis von y EUR verkauft werden soll, so steht bereits mit Vertragsschluss fest, welche Leistungspflichten bestehen. Einer Rechnung bedarf es für die Entstehung der Leistungspflichten daher nicht.

Die Rechnung ist in aller Regel, beispielsweise beim Kauf, auch nicht erforderlich, um die Leistungsverpflichtung des Käufers zur Fälligkeit zu bringen. Nach dem gesetzlichen Normalfall werden Forderungen im Zweifel sofort, also mit Entstehung fällig.

Will ein Käufer eine Ware beim Verkäufer im Rahmen der Gewährleistung (genauer: Mängelhaftung) reklamieren, so ist die Vorlage einer Rechnung hierfür nicht Voraussetzung. Die Frage, ob und wann der Kauf bei dem in Anspruch genommenen Händler stattgefunden hat, kann vielmehr durch jedes Beweismittel, beispielsweise durch Zeugen, erbracht werden. Für eine Garantie kann die Rechnung relevant sein. Das hängt davon ab, was in den Garantiebedingungen vereinbart ist.

Ein Anspruch auf Ausstellung einer Rechnung ist zivilrechtlich – anders als in Bezug auf eine Quittung (§ 368 BGB) und anders als im Steuerrecht (s. u.) – nicht ausdrücklich geregelt.

Die Rechnung dient regelmäßig als Begründung für den Verzug des Schuldners gemäß § 286 BGB. Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt gemäß § 286 Abs. 3 BGB spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet. Darauf muss nur ein Verbraucher ausdrücklich hingewiesen werden, im geschäftlichen Verkehr tritt der Zahlungsverzug automatisch ein.[1]

Rechnung im deutschen Umsatzsteuerrecht

Umsatzsteuerrechtliche Rechnungspflichten

Eine Musterrechnung

Rechnung im Sinne des § 14 UStG in Verbindung mit §§ 31-34 der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.

Hingegen nicht als Rechnung zu betrachten sind Papiere, die ausschließlich den Zahlungsverkehr betreffen, wie z.B. Kontoauszüge oder Mahnungen. Auch Lieferscheine stellen keine Rechnungen dar.

Führt ein Unternehmer

  • einen Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen aus, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen;
  • eine umsatzsteuerpflichtige Werkleistung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer aus, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Der Leistungsempfänger muss die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufbewahren;
  • eine andere Leistung an einen Nichtunternehmer aus, ist er berechtigt, eine Rechnung auszustellen.

Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
  • die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  • das Ausstellungsdatum,
  • eine eindeutige Nummer, welche sich einfach einem Nummernkreis zuordnen lässt.
  • die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
  • den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts (wenn die Lieferung oder Leistung noch nicht ausgeführt ist), sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist,
  • das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
  • den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt, und
  • in den Fällen, in denen der Unternehmer eine umsatzsteuerpflichtige Werkleistung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer ausführt, einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

Wer in einer Rechnung einen Umsatzsteuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er zum gesonderten Ausweis der Steuer nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag.

Eine Rechnung kann auch elektronisch übermittelt werden, ihre Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts können insbesondere gewährleistet sein durch
1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder
2. elektronischen Datenaustausch (EDI), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten.

Der Unternehmer hat ein Doppel der von ihm ausgestellten Rechnungen sowie alle Rechnungen, die er erhalten hat, zehn Jahre aufzubewahren. Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum lesbar sein. Nachträgliche Ergänzungen oder Änderungen sind unzulässig. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.

Eine Rechnungsperiode ist derjenige Zeitraum, für den eine Rechnung erstellt wird (beispielsweise quartalsmäßig).

Rechnungen über Kleinbeträge

Gemäß § 33 UStDV gelten vereinfachte Regeln für eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 150 Euro (inklusive Umsatzsteuer) nicht übersteigt (Kleinbetragsrechnung). Diese muss mindestens folgende Angaben enthalten:

  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
  • das Ausstellungsdatum,
  • die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
  • das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Somit fallen gegenüber einer vollständigen Rechnung insbesondere der Leistungsempfänger, die Steuernummer, die Rechnungsnummer und der Leistungszeitraum weg.

Ähnliche Erleichterungen gibt es für Fahrausweise als Rechnungen (§ 34 UStDV).

Tabellarische Zusammenfassung

Sachverhalt Rechnungsbetrag
bis 150,00 EUR brutto *)
Rechnungsbetrag
ab 150,01 EUR brutto *)
Rechnungsaussteller:
§ 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG in Verbindung mit § 15b GewO:

Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers.

  1. Wenn das Unternehmen nicht im Handelsregister eingetragen ist, muss "Name" aus mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und dem Nachnamen des Unternehmers bestehen
  2. Bei Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, muss "Name" aus der im Handelsregister eingetragenen Firma und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und dem Nachnamen des Geschäftsführers bestehen.
X X
Rechnungsempfänger:
§ 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG in Verbindung mit § 31 UStDV:

Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers.

X
Steuernummer:
§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG in Verbindung mit § 33 UStDV:

Die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer und / oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

X
Datum:
§ 14 Abs. 4 Nr. 3 UStG:
Ausstellungsdatum der Rechnung.
X X
Rechnungsnummer:
§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG in Verbindung mit § 33 UStDV:

Eine Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird. (seit 2/2008 muss die Nummer nicht mehr fortlaufend sein, siehe OFD Koblenz, 11. Februar 2008, Az.S 7280 A - St. 44 5)

X
Menge und Artikelbezeichnung:
§ 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG:

Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung.

X X
Datum der Lieferung/Leistung:
§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG in Verbindung mit § 33 UStDV:

Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts (auch wenn es mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist).

X
Netto-Betrag:
§ 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG in Verbindung mit § 33 UStDV:

Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Netto-Entgelt.

X
Steuersatz:
§ 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG in Verbindung mit § 33 UStDV:

Den anzuwendenden Steuersatz.

X X
Steuerbetrag:
§ 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG in Verbindung mit § 33 UStDV:

Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag.

X
Grund der Steuerbefreiung:
§ 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG:

Im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. Hier reicht es aus, den Grund der Steuerbefreiung zu nennen (z. B. "Kleinunternehmerregelung"); eine Benennung der Vorschrift (in diesem Fall "§ 19 UStG]") ist nicht erforderlich.

X X
Aufbewahrungspflicht:
§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG in Verbindung mit § 33 UStDV:

Einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers (nur bei Bauleistungen).

X

*) Bei Rechnungen bis 31. Dezember 2006 galt die Grenze von 100,00 / 100,01 EUR.

Verletzung der Rechnungspflichten

Ein Verstoß gegen die Pflicht zur Rechnungsausstellung oder gegen die zehnjährige Aufbewahrungspflicht kann mit einer Geldbuße bis zu 50.000 Euro geahndet werden, ein Verstoß gegen die zweijährige Aufbewahrungsfrist (der nur durch einen Nichtunternehmer begangen werden kann) mit einer Geldbuße bis zu 500 Euro. Vereinbaren der Leistungsempfänger und der Unternehmer, die Leistungen ohne Ausstellung einer Rechnung zu erbringen (so genannte Ohne-Rechnung-Abrede), so verstößt damit der Unternehmer gegen seine umsatzsteuerrechtlichen Rechnungspflichten, geschieht dies in der Absicht, auf diese Weise Umsatzsteuer zu ersparen, so dient die Abrede zudem einer nach § 370 AO strafbaren Steuerhinterziehung des Unternehmers. Wirtschaftlicher Hintergrund einer solchen Ohne-Rechnung-Abrede sind zumeist Leistungen an nicht zum Vorsteuerabzug berechtigte Personen, wie Privatleute oder solche Unternehmer, die keine umsatzsteuerpflichtigen Leistungen erbringen (wie bei der Einkunftsart Vermietung und Verpachtung, soweit nicht für die Umsatzsteuer optiert wurde). Der Leistungsempfänger zahlt mangels Berechnung der Umsatzsteuer weniger, der Unternehmer kann mangels buchhalterischer Erfassung des Zahlungsvorgangs die Ertragsteuern (Einkommen-, Körperschaft- sowie Gewerbesteuer) verkürzen. Um diese weitverbreitete Praxis einzudämmen, wurde im Jahre 2004 parallel zum Gesetz zur Intensivierung der Bekämpfung der Schwarzarbeit und der damit zusammenhängenden Steuerhinterziehung (SchwarzArbG) die umsatzsteuerrechtliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung generell auf grundstücksbezogene Leistungen erstreckt – dem Hauptanwendungsfall der Ohne-Rechnung-Abrede in der Praxis – und eine zweijährige Aufbewahrungspflicht für Nichtunternehmer eingeführt. Zivilrechtlich zieht eine zum Zweck der Steuerhinterziehung getroffene Ohne-Rechnung-Abrede grundsätzlich die Nichtigkeit des Werk- oder sonstigen Vertrages (wegen Verstoßes gegen ein Gesetz, § 134 BGB, und gegen die guten Sitten, § 138 BGB) nach sich, wobei der Bundesgerichtshof bei schon vollzogenen Verträgen die Unwirksamkeitswirkungen unter Berufung auf den Grundsatz von Treu und Glaube beschränkt.[2]

Verwechslungen

Der Begriff „Rechnung“ wird gelegentlich mit dem Begriff „Quittung“ verwechselt. Während eine Rechnung jedoch das Bestehen einer Forderung dokumentiert, bestätigt eine Quittung, dass eine Forderung erloschen ist (zum Beispiel durch eine Zahlung).

Siehe auch

Einzelnachweise

  1. BGH Urteil vom 25. Oktober 2007 (AZ III ZR 91/07)
  2. BGH 24. April 2008 – VII ZR 42/07; BGH 24. April 2008 – VII ZR 140/07; vgl. zum juristischen Streitstand: Stamm: Zu Rechtsvereinheitlichung der Schwarzarbeitsproblematik – Ein Lösungsmodell unter besonderer Berücksichtigung der neuesten Rechtsprechung unter besonderer Berücksichtigung der Ohne-Rechnung-Abrede, NZBau – Neue Zeitschrift für Baurecht- 2009, 78 ff.

Weblinks

Wiktionary Wiktionary: Rechnung – Bedeutungserklärungen, Wortherkunft, Synonyme, Übersetzungen
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Synonyme:

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