Aktenzeichen (Deutschland)

Das Aktenzeichen (Abk. Az.) ist die Signatur einer Akte (unabhängig vom Medium). Es wird anhand des Aktenplans und des danach geführten Aktenverzeichnisses systematisch vergeben und zusammen mit dem Aktentitel auf dem Schriftgutbehälter vermerkt und im Aktenverzeichnis geführt. Das Aktenzeichen wird oft mit dem Geschäftszeichen verwechselt, ist allerdings nur ein Teil des Geschäftszeichens.

Das Aktenzeichen ist die eindeutige Kennzeichnung einer Akte- es darf nicht zweimal vergeben werden. Zum Thema anfallendes Schriftgut muss also eindeutig über das Aktenzeichen zugeordnet werden können.

Der grundsätzliche Aufbau eines Aktenzeichens ist in Deutschland: Aktenplankennzeichen (Notation) /(Solidus) Ordnungsnummer der Akte. (Es werden Akten grundsätzlich nur zur untersten Ebene des Aktenplans („Betreffseinheit“) und nur nach Bedarf gebildet.) Beispiele: 7654/8, 211321/37, 211431/0.

In der Praxis sind auch starke Abweichungen dieser Technik möglich.

Durch sogenannte „Ableitungen“ werden die Aktenplannummern um teils systematisch verwendete Unterteilungen ergänzt, zum Beispiel nach Bundesländern. Zur Entlastung der Hauptakte gebildete „Sondersachakten“ werden mit römischen Ziffern bezeichnet, die der Ordnungszahl nachgestellt werden.

Beispiel: V 2200-BY/14 III.

Bandnummern werden mit „Bd.“ oder „-“ (Divis) angehängt.

In der Kommunalverwaltung sind die Aktenzeichen gemäß Musteraktenplan der KGSt gebräuchlich.

Inhaltsverzeichnis

Aktenzeichen der deutschen Justiz

Das gerichtliche Registerzeichen, meistens Aktenzeichen genannt, findet seinen Ursprung in der Preußischen Aktenordnung vom 28. November 1934. Diese wird heute auf der Landesebene durch die einzelnen Aktenordnungen der Bundesländer fortgeführt. Aus dem von den Gerichten kalenderjährlich aufzustellenden Geschäftsverteilungsplan ergibt sich aus dem Registerzeichen der für einen Rechtsstreit zuständige Richter. Dieser ist der gesetzliche Richter nach Art. 101 Abs. 1 Satz 2 des Grundgesetzes.

Im amtsgerichtlichen Verfahren ergibt sich zum Beispiel aus dem Aktenzeichen 12 C 580/06, dass nach dem Geschäftsverteilungsplan des Amtsgerichtes, den jedermann einsehen darf, ein bestimmter Richter der Abteilung 12 für allgemeine Zivilsachen (= C) in der Reihenfolge der laufenden Nummer 580 des Kalenderjahres 2006 zuständig ist und dass die Klage im Jahr 2006 bei Gericht eingegangen ist.

Ungenauigkeiten und mögliche Verletzungen des vorgenannten Art. 101 Abs. 1 Satz 2 GG können sich ergeben, wenn Klageeingänge zum Jahresende, zum Beispiel am 22. Dezember 2006, in das nachfolgende Kalenderjahr übertragen werden und dort etwa das Aktenzeichen 12 C 13/07 erhalten. Die zweistellige Jahreszahl 07 würde bedeuten, dass die Klage, die am 22. Dezember 2006 einging, erst nachträglich im Kalenderjahr 2007 bei Gericht eingegangen sei.

Ebenso ungenau ist die Übertragung der Akte 14 C 437/04 aus einem seit 2004 rechtshängigen Rechtsstreit in ein nachfolgendes Kalenderjahr, zum Beispiel 2007 unter dem Registerzeichen 12 (14) C 27/07. Dadurch entsteht für die Öffentlichkeit und die Statistik der Eindruck, dass die Klage erst 2007 eingereicht worden sei und Rückstände aufgearbeitet wurden, andererseits ein zusätzlicher Arbeitsschub für das Kalenderjahr 2007 bevorsteht.

Die Aktenordnung mit der Regelung der Registerzeichen unterstützt die Arbeitsteilung unter den Richtern und für den Rechtsuchenden den verfassungsrechtlich gewährleisteten Anspruch auf den gesetzlichen Richter nach Art. 101 Abs. 1 Satz 2 des Grundgesetzes.

Geschäftszeichen oder Registerzeichen

Das Geschäftszeichen (Gz.), auch Registerzeichen genannt, ist im strengen Wortsinn dabei nur der Teil des Aktenzeichens, der auf ein bestimmtes Aktenregister verweist. Bei den für Rechtsmittel zuständigen Gerichten etwa werden spezielle Berufungs- oder Revisionsregister geführt, in denen ausschließlich Berufungen respektive Revisionen verzeichnet werden. Legt nun eine der Parteien beispielsweise Berufung ein, so wird bei der Geschäftsstelle des Gerichts für dieses Verfahren ein eindeutiges Aktenzeichen vergeben, aus dem aufgrund des Registerzeichens wiederum hervorgeht, dass die Akte im Berufungsregister zu suchen ist.

Beispiel

  • LG Musterstadt 34 O 13/04 als typisches Aktenzeichen eines ordentlichen Gerichts.
    • Landgericht Musterstadt – 34. Kammer – Register für Allgemeine Zivilsachen 1. Instanz – 13. Vorgang des Jahres 2004. Zum besseren Verständnis wird beim Diktat oder Telefonat der Schrägstrich zwischen fortlaufender Nummer (13) und Jahr (04) ausdrücklich erwähnt, zum Beispiel: „Dreizehn Strich Null Vier“ oder „Dreizehn aus Null Vier“.
    • Hierbei ist „O“ das sog. Registerzeichen.
  • VIII ZR 350/03 vom 22. September 2004 – Entscheidung des
    • VIII. Zivilsenates (siehe Gerichtsorganisation des Bundesgerichtshofes)
    • ZR = Revisionen in Zivilsachen
    • Aktenzeichen: 350/03, wobei sich (03) auf das Einbringungsjahr bezieht und (350) eine fortlaufende Nummer ist.
    • Das Datum bezieht sich, sofern angegeben, auf den Zeitpunkt der Verkündung.
  • 1 StR 287/05 vom 7. Dezember 2005 – Entscheidung des
    • 1. Strafsenats (siehe Gerichtsorganisation des Bundesgerichtshofes)
    • StR = Revisionen in Strafsachen
    • Aktenzeichen: 287/05, wobei sich (05) auf das Einbringungsjahr und (287) eine fortlaufende Nummer ist.
    • Das Datum bezieht sich, sofern angegeben, auf den Zeitpunkt der Verkündung.

Andere Aktenzeichen sind weniger offensichtlich interpretierbar, z. B. „20/1 – 1/21 – 1044“ lässt sich nur interpretieren durch einen Blick in den dazugehörigen Aktenplan.

Von Aktenzeichen zu unterscheiden sind Aktenkennzeichnungen, wie z. B. bei Verschlusssachen (Kennzeichnungen "NfD", "Geheim", "streng geheim").

Beispiele für Registerzeichen

Häufige Registerzeichen und verwendendes Gericht/Staatsanwaltschaft
AR Allgemeines Register jedes Gericht und jede Staatsanwaltschaft
B Mahnverfahren Amtsgericht
BV Beschlussverfahren Arbeitsgericht
C Allgemeine Zivilsachen Amtsgericht
Ca arbeitsrechtliche Verfahren Arbeitsgericht
Cs Strafbefehle Amtsgericht
Ds Strafverfahren vor dem Einzelrichter Amtsgericht
F Familiensachen Amtsgericht
Gs Strafsachen vor dem Ermittlungsrichter (Haftbefehl, Durchsuchungsbeschlüsse, etc.) Amtsgericht
HRA Handelsregister A Amtsgericht
HRB Handelsregister B Amtsgericht
IK Verbraucher-Insolvenzsachen Amtsgericht
IN Insolvenzsachen Amtsgericht
Js Ermittlungsverfahren Staatsanwaltschaft
K Zwangsversteigerungsverfahren Amtsgericht
L Zwangsverwaltungsverfahren Amtsgericht
KLs Erstinstanzielle Strafsachen (Große Strafkammer) Landgericht
Ks Strafsachen vor dem Schwurgericht Landgericht
Ls Strafverfahren vor dem Schöffengericht Amtsgericht
M Zwangsvollstreckungssachen Amtsgericht
Ni Patentnichtigkeitssachen Bundespatentgericht
Ns Berufungen in Strafsachen Landgericht
O Allgemeine Zivilsachen 1. Instanz Landgericht
OH Selbständiges Beweisverfahren AG/LG/OLG
OJs Ermittlungsverfahren Generalstaatsanwaltschaft
PLs Ermittlungsverfahren Amtsanwaltschaft
PR Eintragung einer Partnerschaft von RAs Amtsgericht
S Berufung in Zivilsachen Landgericht
Sa Berufung in Arbeitssachen Landesarbeitsgericht
Ss Revisionen in Strafsachen Oberlandesgericht
StR Revisionen in Strafsachen Bundesgerichtshof
T Beschwerden in Zivilsachen Landgericht
T Teilungsversteigerungsverfahren Amtsgericht
U Berufung in Zivilsachen Oberlandesgericht
UF Berufung in Familiensachen Oberlandesgericht
UJs Ermittlungsverfahren gegen Unbekannt Staatsanwaltschaft
UR Streitsachen nach dem WEG (I. Instanz) Amtsgericht
Verg Beschwerden gegen Beschlüsse der Vergabekammern Oberlandesgericht
VR Vereinsregister Amtsgericht
VA Antrag auf gerichtliche Entscheidung bezüglich Justiz- Verwaltungsakt (zivilrechtspflege) Oberlandesgericht
VAs Antrag auf gerichtliche Entscheidung bezüglich Justiz- Verwaltungsakt (strafrechtspflege) Oberlandesgericht
W Beschwerden in Zivilsachen Oberlandesgericht
W (pat) Beschwerden in Patent- und Markensachen Bundespatentgericht
ZB Rechtsbeschwerden, Beschwerden in Zivilsachen Bundesgerichtshof
ZR Revisionen in Zivilsachen Bundesgerichtshof

Verwendete Aktenzeichen des Bundesverfassungsgerichts

Die fortlaufenden Buchstaben der dritten Stelle richten sich dabei nach der Reihenfolge der Aufführung in § 13 BVerfGG. Lediglich spätere Einfügungen (z. B. Verfassungsbeschwerde: § 13 Nr. 8a) weichen von diesem System ab.

Verwendete Aktenzeichen des Bundesverfassungsgerichts
BvA Verwirkung von Grundrechten (nach Art. 18 GG)
BvB Feststellung der Verfassungswidrigkeit bei Parteien (nach Art. 21 Abs. 2 GG)
BvC Wahlprüfungsbeschwerden (nach Art. 41 Abs. 2 GG)
BvD Bundespräsidentenanklage (nach Art. 61 GG)
BvE Organstreitverfahren (nach Art. 93 Abs. 1 Nr. 1 GG)
BvF abstrakte Normenkontrolle (nach Art. 93 Abs. 1 Nr. 2 GG)
BvG Bund-Länder-Streitigkeiten (nach Art. 93 Abs. 1 Nr. 3, Art. 84 Abs. 4 S. 2 GG)
BvH Andere Streitigkeiten zw. Bund und Ländern (nach Art. 93 Abs. 1 Nr. 4 GG)
BvJ Anklage von Richtern (nach Art. 98 Abs. 2, 5 GG)
BvK Landesverfassungsstreitigkeiten (ehemals Schl.-Holst.) (nach Art. 99 GG)
BvL konkrete Normenkontrolle (nach Art. 100 Abs. 1 GG)
BvM Überprüfung von Völkerrecht als Bundesrecht (nach Art. 100 Abs. 2 GG)
BvN Auslegung des Grundgesetzes nach
landesverfassungsgerichtlicher Vorlage (nach Art. 100 Abs. 3 GG)
BvO Fortgeltung vorkonstitutionellen Rechts als Bundesrecht (nach Art. 126 GG)
BvP anderweitig zugewiesene Verfahren durch Bundesgesetz (nach Art. 93 Abs. 2 GG)
BvQ einstweilige Anordnungen (nach § 32 BVerfGG)
BvR Verfassungsbeschwerden (nach Art. 93 Abs. 1 Nr. 4a, 4b GG)
BvT Sonstige Verfahren
PBvS Beendigung des Richteramtes am BVerfG (nach § 105 BVerfGG)
PBvU Plenarentscheidung (nach § 16 BVerfGG)
PBvV Rechtsgutachten des Bundesverfassungsgerichts (nach § 97 BVerfGG a. F.)[1]

Literatur

  • Heinz Hoffmann: Schriftgutverwaltung in Bundesbehörden. Einführung in die Praxis. Eine Darstellung des Bundesarchivs. Bundesverwaltungsamt, 2005, abgerufen am 27. Juli 2011 (2. überarbeitete Auflage).
  • Eine Übersicht über die Registerzeichen des BVerfG ist auch abgedruckt in: Dieter C. Umbach, Thomas Clemens und Franz-Wilhelm Dollinger (Hrsg.): Bundesverfassungsgerichtsgesetz. Mitarbeiterkommentar und Handbuch, 2. Aufl., Heidelberg 2005, S. 1384. ISBN 3-8114-3109-9

Weblinks

Einzelnachweise und Anmerkungen

  1. Die Möglichkeit, vom Bundesverfassungsgericht Rechtsgutachten einzuholen, bestand nur in dessen Anfangsjahren. Zu einem solchen Gutachten kam es nur zwei Mal: über die Zustimmungsbedürftigkeit des Bundesrates zum Gesetz über die Verwaltung der Einkommen- und Körperschaftsteuer 1951 (BVerfGE 1, 76) und über die Zuständigkeit des Bundes zum Erlass eines Baugesetzes 1954 (BVerfGE 3, 407).

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